Inviter vos enseignants et votre équipe, et régler ce que chacun voit
Votre école, c’est plus d’une personne : des enseignants qui vendent sous son nom, un assistant qui répond à leurs élèves, un superviseur, un comptable. Chacun reçoit un lien, un rôle qui dit ce qu’il fait, et une portée qui dit où : toute l’école, son département, ou ce qui le concerne, dans « École », groupe « Équipe ». Notre exemple : Amine Belkacem, directeur de l’Académie En-Nadjah, invite Sara Makhloufi comme enseignante, puis Karim Haddad comme son assistant.
- Environ 7 minutes
- 5 étapes
Qui peut le faire: Inviter et gérer l’équipe demande « Gérer l'équipe et les invitations » (le directeur et son adjoint) ; voir l’équipe demande « Voir l'équipe ». Créer et modifier des rôles demande « Créer rôles et permissions », réservée au propriétaire et à qui il l’accorde. Personne n’accorde une permission qu’il n’a pas.
Laissez Noqta vous montrerEn 5 étapes
- 1Dans « École » → « Équipe et départements », appuyez sur « Inviter un membre » : le rôle, puis le périmètre et le contrat, puis l’envoi.
- 2Envoyez le lien sur WhatsApp, copiez-le ou montrez le QR code, et suivez les invitations en attente dans « Arrivées et invitations ».
- 3La personne ouvre le lien, rejoint avec son compte, puis accepte le règlement de l’école dans « Mon école ».
- 4Dans « Équipe », « Gérer » : rôle, périmètre, exceptions, suspension ou retrait ; dans « Départements », vos départements et leurs superviseurs.
Avant de commencer
- « École » activée, et en être le directeur ou l’adjoint (permission « Gérer l'équipe et les invitations »).
- Le numéro WhatsApp ou l’e-mail de la personne, ou l’avoir en face de vous pour lui montrer le QR code.
- Une idée de son rôle et de sa portée : enseignant qui vend ses cours, assistant d’un enseignant précis, superviseur d’un département, ou comptable pour toute l’école.
- Pour un enseignant : son contrat. Le modèle par défaut vient du « Règlement de l’école », et vous l’ajustez dans l’invitation.
- Étape 1 sur 5
Inviter un membre : le rôle, puis le périmètre et le contrat, puis l’envoi
Ouvrez « École » dans la colonne sombre au bord de l’écran, puis « Équipe et départements » dans le groupe « Équipe » du panneau à côté, et appuyez sur « Inviter un membre » ; la même fiche s’ouvre avec « Inviter » dans « Arrivées et invitations », et « Inviter un enseignant » dans « Enseignants ». Elle compte trois étapes. Dans « Rôle », écrivez son nom tel qu’il apparaîtra dans l’invitation, puis répondez à « Avec quel rôle ? » : « Enseignant », « Assistant pédagogique », « Superviseur de département », « Correcteur », « Support élèves », « Comptable », « Marketing », « Directeur adjoint », ou un rôle que vous avez créé. Dans « Périmètre et contrat » : le « Département » pour l’enseignant, le superviseur et le correcteur, et « Travaille avec » pour lier l’assistant ou le correcteur à un enseignant ; sinon, il travaille sur toute l’école. Pour l’enseignant, le « Contrat » : commission, abonnement mensuel, abonnement et commission, salaire et commission, ou salaire fixe, avec la « Commission de l’école (%) » ou le montant mensuel. Dans « Envoi » : « WhatsApp », « E-mail » ou « Lien ouvert », puis « Créer l’invitation ».
À l’écranÉcoleÉquipe et départementsInviter un membreAvec quel rôle ?Périmètre et contratDépartementTravaille avecContratCommission de l’école (%)WhatsAppE-mailLien ouvertCréer l’invitationAstuceSeuls les rôles dont vous détenez toutes les permissions apparaissent, et seul le directeur nomme un « Directeur adjoint ». Le contrat part du modèle par défaut de votre règlement.
AttentionAvec son e-mail, le lien n’est qu’à lui et reste valable 7 jours ; sans e-mail, « Le lien fonctionne pour la première personne qui l’accepte et expire après 24 heures. » Deux limites protègent votre école : 20 invitations en attente à la fois, et 50 par jour.
- Étape 3 sur 5
Ce que voit la personne invitée : du lien à « Mon école »
Sara ouvre le lien et voit une page aux couleurs et au logo de votre école : « Amine Belkacem vous invite à rejoindre Académie En-Nadjah », avec son rôle, « Enseignant ». Si elle n’est pas connectée : « Créer un compte et rejoindre » ou « Vous avez un compte ? Connectez-vous », puis elle revient à la même invitation. Connectée : « Rejoindre ». Une fois membre, une page d’accueil lui montre « Ce à quoi vous avez accès » et « Commencez ici », puis « Entrer dans l'espace ». Dans « École », elle trouve « Mon école » : en tête, « La version 1 des règles attend votre acceptation » ; elle appuie sur « Les lire », coche « J'ai lu les règles et je les accepte », puis « Accepter la version 1 ». Son contrat est dans « Mon contrat et mes revenus ».
À l’écranCréer un compte et rejoindreVous avez un compte ? Connectez-vousRejoindreCe à quoi vous avez accèsCommencez iciEntrer dans l'espaceMon écoleLes lireJ'ai lu les règles et je les accepteMon contrat et mes revenusAstuceUne fois le règlement accepté, sa page affiche chez vous « Règlement accepté : version 1 ». Un lien expiré, annulé ou utilisé affiche « Cette invitation n'est plus valable » : renouvelez-le, ou invitez-la de nouveau.
AttentionSi Sara est connectée avec une autre adresse que celle invitée, elle lit « Cette invitation a été envoyée à une autre adresse. » « Se déconnecter et changer de compte » la ramène à l’invitation, pour entrer avec le bon compte.
- Étape 4 sur 5
« Équipe et départements » : rôle, périmètre et exceptions
L’onglet « Équipe » réunit par groupes ceux qui n’enseignent pas (directeur adjoint, superviseurs, assistants et correcteurs, support, comptabilité, marketing, autres rôles), avec le rôle, le périmètre, la dernière connexion et l’état de chacun. Les enseignants ont leur page, « Enseignants ». « Gérer » à côté d’un membre ouvre sa fiche : le « Rôle » pour le changer, et le « Périmètre » : toute l’école, lié à un enseignant dont il ne voit que les élèves et les questions, ou des départements précis. Dessous, « Peut » et « Ne peut pas » en phrases, puis « Exceptions » : « Ajouter une exception » change la portée d’un seul module pour lui seul, sans toucher à son rôle. Puis « Enregistrer ». En bas, « Suspendre » coupe son accès sans rien effacer, et « Retirer de l’équipe » puis « Retirer définitivement ». Dans l’onglet « Départements », « Nouveau département » : un nom, un superviseur facultatif, ses membres, et « Qui relit les cours et demandes du département ? » : « Le superviseur » ou « Le directeur ».
À l’écranÉquipeGérerRôlePérimètrePeutNe peut pasExceptionsAjouter une exceptionEnregistrerSuspendreRetirer de l’équipeRetirer définitivementDépartementsNouveau départementAstuceExemple : Karim Haddad, « Assistant pédagogique » lié à Sara, ne voit que les élèves de ses cours. Dans « Enseignants », l’onglet « Permissions » de chaque enseignant change son rôle et sa portée, et « Ses exceptions » lui accorde ou lui retire une permission.
Attention« Changer de rôle efface les exceptions de permissions de ce membre : elles appartenaient à l’ancien rôle. » Vous ne pouvez choisir que des rôles dont vous détenez toutes les permissions ; seul le propriétaire modifie un directeur adjoint, et personne ne change son propre rôle.
- Étape 5 sur 5
Les neuf rôles, et vos rôles à vous
« Rôles et permissions » range les rôles en trois familles. « Direction » : « Propriétaire (directeur) », tout, et lui seul la facturation et la forme de l’école ; « Directeur adjoint », l’équipe, les demandes, les relectures et l’argent en lecture et en clôture, sans payer les enseignants ni toucher aux règles ou aux rôles ; « Superviseur de département », qui relit les cours et les demandes de son département. « Enseignement » : « Enseignant », sur ce qui est à lui, sans le téléphone des élèves ; « Assistant pédagogique », qui répond aux élèves de son enseignant et corrige ; « Correcteur », la correction seulement. « Services » : « Support élèves », « Comptable », « Marketing ». Chaque rôle a dix modules, chacun avec son « Niveau » (rien, voir, modifier, gérer) et sa « Portée » (toute l’école, département, ce qui est à lui), et « Détails » pour les permissions fines. Les rôles prêts à l’emploi se lisent sans se modifier : « Copier en nouveau rôle » ou « Nouveau rôle », puis le « Nom du rôle » et la « Base » (Enseignant ou Assistant), avec un aperçu en direct et ce qu’il permet « En phrases », puis « Créer le rôle ». Et « Qui peut… ? » vous dit qui détient une permission précise, comme voir le téléphone des élèves.
À l’écranRôles et permissionsDirectionEnseignementServicesNiveauPortéeDétailsCopier en nouveau rôleNouveau rôleNom du rôleBaseEn phrasesCréer le rôleEnregistrer le rôleQui peut… ?Supprimer le rôleAstuceExemple : « Secrétariat des inscriptions », copié de « Support élèves » : les élèves avec leurs contacts et les reçus de paiement, sans toucher aux cours. Un rôle modifié s’applique aussitôt à tous ses titulaires.
Attention« Créer rôles et permissions » et « Domaine personnalisé » restent au propriétaire. « Supprimer le rôle » est refusé tant qu’il a des membres ou des invitations en attente. La matrice se modifie sur ordinateur ; sur téléphone, on la lit seulement.
Une fois l’équipe en place
- Voir ce que fait l’équipeLe « Journal » d’« École » : chaque changement, son auteur et sa date.
- Écrivez votre règlement« Règlement de l’école » : prix, relecture avant publication, ce qui demande votre accord.
- Réglez les contrats« Contrats et commissions » : le contrat de chaque enseignant, ses versions et une simulation.
- Lancer votre enseignantSa première étape : le guide « Créer un cours ».
Questions fréquentes
Où est passé « Équipe » dans « Paramètres » ?
Toute l’équipe est désormais dans « École » : « Enseignants », « Équipe et départements », « Arrivées et invitations », « Rôles et permissions » et « Journal ». Dans « Paramètres », une seule ligne, « École et équipe », vous y mène, ou à son activation si vous ne l’avez pas encore faite.
Quelle différence entre le rôle et la portée ?
Le rôle dit ce que fait le membre : corriger, valider les paiements, relire les cours. La portée dit où : toute l’école, son département, ou ce qui le concerne (ses cours, ou ceux de l’enseignant qu’il assiste).
L’enseignant voit-il le téléphone des élèves ?
Pas par défaut. Le rôle « Enseignant » voit les élèves de ses cours et leur progression, sans téléphone ni e-mail, et n’exporte pas les listes. Cela change par une règle du « Règlement de l’école », ou par une exception pour lui seul, dans l’onglet « Permissions » de sa page.
L’e-mail d’invitation n’est pas arrivé : que faire ?
Envoyez le lien vous-même, sur WhatsApp ou en le copiant : si vous n’avez pas lu « Nous avons envoyé l’invitation à … » après la création, aucun e-mail n’est parti. Si le lien est perdu, « Renouveler le lien ».
Un enseignant peut-il ajouter son assistant lui-même ?
Oui, depuis « Mon école » → « Mes assistants » → « Inviter un assistant », dans la limite de votre règlement (deux par défaut). L’assistant ne travaille que dans ses cours, sans publier ni fixer de prix. Au-delà, « Demander un assistant de plus » vous envoie une demande.
Que se passe-t-il si je modifie un rôle occupé, ou si je veux le supprimer ?
La modification s’applique dès l’enregistrement à tous ceux qui l’occupent, sauf ce que vous avez réglé pour un membre précis. La suppression est refusée tant que le rôle a des membres ou des invitations en attente : déplacez ses membres et annulez ses invitations d’abord.
Comment arrêter un membre pour un temps sans rien perdre ?
« Suspendre » depuis sa fiche, ou « Suspendre l’accès » depuis la page d’un enseignant : l’accès s’arrête, tout reste en place, et vous levez la suspension quand vous voulez. Pour un enseignant qui part, « Mettre fin à la collaboration » transfère ses cours et ses questions en quatre étapes.