« Apprenants » et « Rapports » : qui réserve avec vous, ce qui lui reste, et ce que disent les chiffres
Toute personne qui réserve avec vous ou achète un forfait devient une ligne dans « Apprenants » : ses séances, la dernière et la prochaine, son crédit, sa présence. La ligne ouvre sa fiche : ce qui lui a été dit à chaque séance, ses devoirs, et son crédit dans un registre dont rien ne s’efface, chaque mouvement avec sa raison. Quand il faut compenser une séance ou corriger une erreur, vous accordez ou ajustez du crédit à la main, toujours avec un motif écrit. Puis « Rapports » : des chiffres pour agir, pas pour décorer. Dans cette leçon, Amina, à Ouargla, et son forfait de 4 séances avec Salim, Manal qui gère son calendrier, et Nesrine, coach en marketing, qui lit ses rapports. Les deux pages sont les mêmes pour un coach sportif, une photographe ou un professeur de langue.
- Environ 7 minutes
- 7 étapes
Qui peut le faire: Les deux pages s’ouvrent avec « Ses propres réservations » (les apprenants de son calendrier et de celui de l’enseignant qu’on assiste) ou « Réservations de tous ». L’argent (la colonne « Payé » et « Revenu des séances ») est visible pour qui donne les séances, qui gère les réservations de l’académie et qui a « Voir les paiements » ; pas pour une assistante qui ne fait que gérer un calendrier.
En 7 étapes
- 1« Apprenants » : tous ceux qui ont réservé avec vous, avec des segments prêts (crédit bientôt expiré, souvent absents, appel découverte sans réservation…), la recherche et le tri.
- 2La fiche : appeler, WhatsApp ou « Réserver un rendez-vous », ses chiffres, la prochaine séance, et les séances et notes telles qu’il les a reçues.
- 3« Crédit » : chaque crédit avec ses cases (utilisées · réservées · disponibles) et son « Registre du crédit » : chaque mouvement avec sa raison, le solde étant leur somme.
- 4« Accorder du crédit » : une prestation, le nombre de séances, une validité facultative et un motif obligatoire, inscrit à votre nom et envoyé à l’apprenant.
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- 5« Ajuster le crédit » : ajouter ou retirer avec un motif, jamais sous zéro ; le crédit expiré est retiré seul par un mouvement « Expiré ».
- 6« Rapports » : quatre chiffres avec leur comparaison, et « Quand vos heures se remplissent » avec vos meilleures heures et une heure vide à fermer.
- 7Dessous : le revenu par prestation, pourquoi ils annulent, d’où viennent les réservations, et le crédit non utilisé compté comme engagement, pas comme revenu.
Avant de commencer
- Des premières réservations : les deux pages se remplissent de ce qui se passe dans votre agenda.
- Un forfait ou une séance payée, pour voir le crédit fonctionner (leçon « Packs et abonnements »).
- Des horaires ouverts dans « Vos horaires » : c’est sur eux que se calcule l’occupation de votre temps.
- Étape 1 sur 7
« Apprenants » : tous ceux qui ont réservé avec vous, dans une seule liste
Une ligne par apprenant, avec ce qu’il faut pour agir : la dernière et la prochaine séance, le crédit, la présence, les étiquettes.
- Des segments prêts« Crédit bientôt expiré » (sous 14 jours), « Souvent absents », « Appel découverte sans réservation », « À l'étranger », « Nouveaux ».
- Deux heures pour l’étrangerSa ville et son décalage, et sa prochaine séance à votre heure puis « … chez lui ».
- L’argent pour qui y a droitLa colonne « Payé » et le tri « Le plus payé » ne s’affichent que pour qui donne les séances ou gère l’argent.
AstuceLe segment « Appel découverte sans réservation » est votre liste d’appels de la semaine : ceux qui sont venus à un appel découverte avec Nesrine sans réserver ensuite de séance payée.
Tous les détails
« Apprenants » est dans le groupe Apprenants et chiffres. L’en-tête compte : « 38 apprenants · 9 avec une séance cette semaine · 3 hors d'Algérie », et le bouton « Ajouter un apprenant par une réservation » ouvre la réservation à la main dans l’« Agenda ». Dessous, les segments avec leur nombre : « Tous », « Séance à venir », « Crédit bientôt expiré » (un crédit qui expire sous 14 jours), « Souvent absents » (présence sous 70 % sur au moins 5 séances terminées), « Appel découverte sans réservation » (un appel découverte, puis aucune séance payée), « À l'étranger » et « Nouveaux » (aucune séance payée encore). Puis la recherche « Rechercher par nom, téléphone ou e-mail… », « Toutes les prestations » et la liste de tri : « Activité récente », « Prochaine séance d'abord », « Par nom », « Le plus de séances », « Le plus de crédit », « Le plus payé ». Les colonnes sur ordinateur : « Apprenant » (sa wilaya, ou sa ville et son décalage s’il est à l’étranger), « Séances », « Dernière · prochaine » (« attend votre accord » si c’est une demande), « Crédit » en séances (en orange s’il expire bientôt), « Présence » et « Étiquettes » : « Élève d'un cours », « À l'étranger », « Souvent absent », « Nouveau », calculées seules, jamais saisies. Sur téléphone, chaque ligne devient un nom avec sa prochaine séance dessous. Qui a réservé sans compte apparaît comme « Visiteur », reconnu par son numéro de téléphone.
À l’écranApprenantsAjouter un apprenant par une réservationTousSéance à venirCrédit bientôt expiréSouvent absentsAppel découverte sans réservationÀ l'étrangerNouveauxToutes les prestationsActivité récentePrésenceÉtiquettesAttentionDans une école qui cache les numéros des élèves à ses enseignants, l’enseignant lit « Téléphone et e-mail masqués selon les règles de l'école. » et ne cherche que par nom.
- Étape 2 sur 7
La fiche de l’apprenant : comment le joindre, et ce qu’il a reçu de vous
La ligne ouvre la fiche à côté de la liste sur ordinateur, et en feuille par le bas sur téléphone.
- Le joindre d’abord« Appeler », « Message WhatsApp » et « Réserver un rendez-vous », qui ouvre la réservation à la main à son nom.
- Tel qu’il l’a reçuChaque séance avec son état, le résumé qu’il a reçu et « Devoirs : 2 sur 3 ».
- Vos notes à vous« Vos notes privées » dans une case verrouillée : « L'apprenant ne les voit pas. »
AstuceLa fiche s’ouvre depuis l’adresse (?p=…) : vous pouvez garder le lien de la fiche d’un apprenant que vous suivez chaque semaine.
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Manal ouvre la ligne d’Amina et sa fiche s’affiche : son nom, et dessous « Ouargla · Élève d'un cours · Avec vous depuis le 2 septembre ». Puis les boutons pour lesquels on ouvre la fiche sur téléphone : « Appeler », « Message WhatsApp » et « Réserver un rendez-vous ». Quatre chiffres : « Séances suivies », « Présence » (présent ÷ (présent + absent) sur les séances terminées, avec « 1 absence » dessous le cas échéant), « Crédit », et « Payé » pour qui peut voir l’argent ; Manal ne le voit pas. Puis « Prochaine séance », avec son horaire et son type, qui ouvre la fiche de réservation. Ensuite « Séances et notes telles qu'il les a reçues » : chaque séance avec son état (« Présent », « Absent » ou « Terminée, présence non notée »), le crédit qui l’a payée, le résumé publié, « Devoirs : 2 sur 3 », le motif d’annulation s’il y en a, et « 100 % rendu en crédit selon la politique ». Puis « Vos notes privées » (« L'apprenant ne les voit pas. ») et « Aussi » : son créneau hebdomadaire s’il en a un, ses listes d’attente et ses achats (« Forfait 4 séances · 23 septembre » avec le montant).
À l’écranAppelerMessage WhatsAppRéserver un rendez-vousSéances suiviesPrésenceProchaine séanceSéances et notes telles qu'il les a reçuesVos notes privéesAussi - Étape 3 sur 7
« Crédit » : chaque forfait avec ses cases, et un registre dont rien ne s’efface
Le crédit n’est pas un chiffre qu’on tape : c’est la somme de mouvements, chacun avec sa date, sa raison et son auteur.
- Utilisées · réservées · disponiblesUne case par séance : ce qui a été donné, ce qui est réservé mais pas encore donné, et ce qui reste à réserver.
- Sept mouvementsAchat, séance, rendu en crédit, crédit offert à la main, ajustement manuel, expiré, retiré.
- Rien ne s’effaceUne erreur se corrige par un nouveau mouvement avec sa raison ; le registre reste complet.
AstuceUne séance réservée est retirée du crédit au moment de la réservation, pas le jour de la séance. Si Amina l’annule 24 heures avant, une séance entière revient par un mouvement « Rendu en crédit » ; 6 heures avant, la moitié revient, selon la politique par défaut.
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Dans la partie « Crédit » de la fiche, une carte par crédit en cours. Le forfait d’Amina : « Forfait 4 séances », dessous « Salim · Valable jusqu'au 23 octobre · Achat », et au bout « 2 séances ». Puis les cases : « Utilisées 1 · réservées 1 · disponibles 2 ». Dessous, « Registre du crédit (5) » s’ouvre sur les mouvements dans l’ordre, chacun avec son nombre de séances (+4, −1…), son nom, sa raison s’il y en a une, sa date et son auteur : « Achat » quand elle a payé le forfait, « Séance du 8 octobre (#B-1012) » pour chaque séance réservée, « Rendu en crédit » quand elle a annulé dans les délais, « Crédit offert à la main » et « Ajustement manuel » avec leur motif, « Expiré » le jour où le reste expire, et « Retiré ». Tout en bas, « Solde actuel » : la somme de tout cela, jamais tapée à la main, et jamais sous zéro. L’origine du crédit est écrite sur la carte : « Achat », « Offert », « Rendu après annulation », « Cadeau », « Abonnement » ou « Ancien système ». Les crédits terminés sont repliés en bas, sous leur nombre (« 1 crédit passé »).
À l’écranCréditRegistre du crédit (5)AchatRendu en créditCrédit offert à la mainAjustement manuelExpiréRetiréSolde actuelRendu après annulation - Étape 4 sur 7
« Accorder du crédit » : une compensation ou un cadeau, avec un motif écrit
Une séance où la connexion a coupé, ou un cadeau pour un élève assidu : vous l’accordez depuis la fiche en quelques secondes, et le motif reste.
- Le motif est obligatoireIl est inscrit au registre à votre nom, et l’apprenant le voit à côté de son crédit.
- Validité facultativeSans date, le crédit n’expire pas ; avec une date, deux ans au plus.
- Une notification« Crédit ajouté », avec le nombre de minutes et la prestation.
AstuceVous vendez des séances en espèces à un apprenant qui vous paie de la main à la main ? Accordez-lui le crédit avec un motif clair (« A payé 9,000 DA en espèces le 13 octobre ») : la trace reste dans son registre.
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La séance d’Amina du 11 octobre a perdu un quart d’heure de connexion, et Salim veut la compenser. Manal ouvre sa fiche et, dans « Crédit », clique « Accorder du crédit » : « Accorder du crédit à la main » s’ouvre, avec « Pour la prestation » (les prestations avec horaire des calendriers que vous gérez : « Séance de révision privée »), « Avec » si la prestation a plusieurs enseignants, « Séances » (d’une demi-séance à 20, par « séance × 60 min »), « Valable jusqu'au (facultatif) » et « Motif » : « Obligatoire. Inscrit au registre à votre nom ; l'apprenant le voit à côté de son crédit. ». Elle écrit « Compensation de la coupure pendant la séance du 11 octobre », puis « Accorder 1 ». Elle lit « Crédit ajouté et inscrit au registre », une nouvelle carte de crédit apparaît avec l’origine « Offert », et Amina reçoit « Crédit ajouté ». Elle réserve avec, comme avec son forfait, et l’octroi est aussi inscrit au journal d’audit de l’académie.
À l’écranAccorder du créditAccorder du crédit à la mainPour la prestationAvecSéancesValable jusqu'au (facultatif)MotifAccorder 1Crédit ajouté et inscrit au registreAttentionLe crédit demande un compte : la fiche de qui a réservé sans compte dit « Réservation sans compte : le crédit demande un compte dans l'académie. ». Et aucun crédit n’est accordé pour une « Revue de travail », qui n’a pas d’horaire.
- Étape 5 sur 7
« Ajuster le crédit », l’expiration, et le crédit pas encore utilisé
Une correction est un nouveau mouvement avec sa raison, et un crédit expiré est retiré seul le jour venu.
- Ajouter ou retirerPar demi-séance ou plus, avec un motif inscrit au registre ; le crédit ne passe jamais sous zéro.
- Le jour de l’expirationCe qui reste disponible est retiré par un mouvement « Expiré » ; les séances déjà réservées restent.
- Un engagement, pas un revenuLe crédit vendu non utilisé, c’est de l’argent reçu pour un temps pas encore donné.
AstuceUn forfait ajouté deux fois par erreur ? Ne cherchez pas de bouton supprimer : « Retirer » son nombre de séances, avec le motif « Ajouté deux fois par erreur », et le registre reste honnête.
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Sous chaque crédit en cours, un bouton « Ajuster le crédit » : « Sens » (« Ajouter » ou « Retirer »), « Séances », « Motif (inscrit au registre) », puis « Enregistrer l'ajustement ». Impossible de retirer plus que ce qui reste : « Le crédit ne peut pas passer sous zéro. ». Chaque ajustement se lit dans le registre « Ajustement manuel — « le motif » » au nom de son auteur ; un ajout est envoyé à l’apprenant. Et la validité : chaque crédit a une date d’expiration ou « Sans expiration ». Un forfait prend la durée de validité de ses réglages ; le crédit rendu après une annulation, ou issu d’un paiement arrivé trop tard, vaut 180 jours. Le jour où il expire, ce qui reste disponible est retiré par un mouvement « Expiré », et les séances déjà réservées restent à leur horaire. D’où l’intérêt du segment « Crédit bientôt expiré » : Amina a deux séances qui expirent dans 10 jours ; un message de rappel maintenant vaut mieux que deux séances perdues. Et ce qui est vendu sans être utilisé n’est pas un revenu : « Accueil » affiche les séances payées non encore consommées, et « Rapports » une ligne qui dit que c’est un engagement, qui devient revenu le jour où la séance est donnée.
À l’écranAjuster le créditSensAjouterRetirerMotif (inscrit au registre)Enregistrer l'ajustementLe crédit ne peut pas passer sous zéro.Sans expirationCrédit bientôt expiréAttentionSi un forfait est remboursé depuis sa commande dans la boutique, ses minutes non utilisées partent, et les séances déjà réservées restent.
- Étape 6 sur 7
« Rapports » : quatre chiffres, et quand vos heures se remplissent
Un mois, 3 mois ou une année jusqu’à aujourd’hui, chaque chiffre comparé à la même durée juste avant.
- L’occupation de votre tempsLes heures réservées sur vos heures ouvertes dans « Vos horaires », et l’écart en points.
- Découverte → payéeCombien d’appels découverte sont devenus une séance payée ou un forfait.
- La carte de la semaineSept jours × les heures de 09:00 à 23:00, heure d’Alger.
AstucePas de chiffres avant les premières réservations : vous lisez « Pas encore de chiffres » et le bouton « Ouvrir vos horaires ». L’occupation se calcule sur vos horaires ouverts : sans horaires, vous lisez « Aucun horaire ouvert sur cette période ».
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« Rapports » est dans « Apprenants et chiffres ». L’en-tête donne la période choisie (« octobre jusqu'à aujourd'hui · comparé à la même durée juste avant ») et le sélecteur « Mois » / « 3 mois » / « Année » ; qui gère plusieurs calendriers voit aussi « Tous les calendriers » pour en choisir un seul. Quatre chiffres : « Revenu des séances » avec « ↑ 12 % par rapport à la période précédente » (qui ne voit pas l’argent voit à la place « Séances données ») ; « Occupation de votre temps ouvert » : « 31 h sur 48 h ouvertes » et l’écart en points ; « Découverte → séance payée » : 33 % pour Nesrine, avec « 12 appels · 10 venus · 4 ont payé » ; et « Absences · annulations tardives » avec leurs deux taux, « 2 absences et 1 annulations tardives sur 41 séances » et une petite courbe des six derniers mois. Puis « Quand vos heures se remplissent » : sept jours sur les heures de 09:00 à 23:00, chaque case d’autant plus foncée qu’elle est pleine (« Vide », « Plein », « Fermé » pour ce qui n’est pas dans vos horaires). À côté, « Vos meilleures heures » (« mardi 19:00–20:00 · Pleines 4 semaines sur 4 ») et une heure presque vide : « dimanche 09:00 reste presque vide : 10 % sur 4 semaines. Fermez-la, ou déplacez l'heure vers un moment qui se remplit. », avec le bouton Ouvrir « Vos horaires ».
À l’écranRapportsMois3 moisAnnéeTous les calendriersRevenu des séancesSéances donnéesOccupation de votre temps ouvertDécouverte → séance payéeAbsences · annulations tardivesQuand vos heures se remplissentVos meilleures heures - Étape 7 sur 7
Le revenu par prestation, les annulations, l’origine des réservations, et l’engagement
Trois petits graphiques à l’échelle, puis une ligne qui sépare ce que vous avez encaissé de ce que vous avez gagné.
- Le revenu encaisséSéances et forfaits payés par la boutique et en espèces, moins ce qui a été rendu ; un forfait le jour de son achat.
- Dans leurs mots« Pourquoi ils annulent » : les motifs tels que les apprenants les ont écrits en annulant.
- D’où ils viennentPage de réservation, espace élève, page d’un cours, page d’atterrissage, à la main…
AstuceNesrine a lu que la moitié de ses réservations vient de « Page d'un cours » : la carte sur la page de son cours vend ses séances mieux que ses publicités. Elle a donc ajouté son lien à chaque leçon.
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Sous la carte, trois colonnes. « Revenu par prestation » : pour chaque prestation son montant et sa part, un forfait sous son nom (« Forfait · Forfait 4 séances »), et dessous « Un forfait compte le jour de son achat, pas le jour où ses séances sont utilisées. ». Le revenu, c’est ce qui a été payé par la boutique (carte, reçu, paiement depuis l’étranger) et encaissé en espèces, moins ce qui a été rendu. « Pourquoi ils annulent » : le nombre d’annulations et leurs motifs tels que les apprenants les ont écrits, « Sans motif » pour qui n’a rien écrit, et dessous « Dont 5 avant le délai, rendues entièrement en crédit. ». « D'où viennent les réservations » : « Page de réservation », « Espace élève », « À la main », « Page d'atterrissage », « Boutique », « Créneau hebdomadaire », « Liste d'attente », « Page d'un cours »… avec le nombre et la part de chacune. Enfin la ligne d’engagement : « Crédit vendu non utilisé : 27,000 DA (≈ 12 séances), et séances payées à venir : 6 (14,500 DA). C'est un engagement, pas un revenu : il devient revenu le jour où la séance est donnée. », avec « Dont 4,500 DA expire dans les 30 jours. ».
À l’écranRevenu par prestationPourquoi ils annulentSans motifD'où viennent les réservationsPage de réservationEspace élèvePage d'un coursAttention« Revenu des séances » est l’argent encaissé, pas ce qui revient à un enseignant dans une école : la part de chaque enseignant et la commission de l’école sont dans « Argent » des réservations de l’école et dans son relevé.
Après cette leçon
- Vendre un forfaitForfaits de séances, abonnement mensuel et durée de validité : leçon « Packs et abonnements ».
- Remplir vos heures videsFermer ce qui ne se remplit pas et ouvrir ce qui est demandé : leçon « Vos horaires ».
- L’argent que vous rendezAnnulations, où revient l’argent et « Remboursements » : leçon « Demandes ».
- Dans une écoleLa séance à qui l’a donnée, la commission de l’école, le crédit comme engagement : leçon « Les réservations dans l'école ».
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas accorder de crédit à cet apprenant ?
Pour l’une de deux raisons : une réservation sans compte (« Réservation sans compte : le crédit demande un compte dans l'académie. »), ou aucune prestation avec horaire sur un calendrier que vous gérez (« Aucune prestation avec horaire sur un calendrier que vous gérez pour accorder du crédit. »). Une « Revue de travail » ne donne pas de crédit, car elle n’a pas d’horaire.
Puis-je supprimer un mouvement erroné du registre ?
Non. Rien ne s’efface du registre. Corrigez avec « Ajuster le crédit » : « Ajouter » ou « Retirer » le nombre de séances, avec un motif inscrit à votre nom. Le solde actuel est la somme de tous les mouvements.
Que se passe-t-il quand un crédit expire ?
Ce qui reste disponible est retiré par un mouvement « Expiré », et les séances déjà réservées restent à leur horaire. Quatorze jours avant, son titulaire apparaît dans le segment « Crédit bientôt expiré ».
Pourquoi mon assistante ne voit-elle ni la colonne « Payé » ni « Revenu des séances » ?
Parce que l’argent ne s’affiche qu’à qui donne les séances, à qui gère les réservations de l’académie et à qui a « Voir les paiements ». Une assistante qui gère le calendrier d’un enseignant voit les apprenants, le crédit et la présence, sans l’argent, et voit « Séances données » à la place du revenu.
Comment la « Présence » est-elle calculée ?
Sur les séances terminées : présent ÷ (présent + absent). L’étiquette « Souvent absent » s’ajoute seule quand la présence passe sous 70 % sur au moins 5 séances terminées.
Quand un forfait compte-t-il dans « Revenu des séances » ?
Le jour de son achat, pas le jour où ses séances sont utilisées, puisque c’est le jour où vous avez encaissé. Ce qui n’est pas encore utilisé apparaît dans la ligne d’engagement en bas des rapports : cela devient un vrai revenu le jour où la séance est donnée.
Les forfaits vendus dans la boutique et sur les pages arrivent-ils dans ce registre ?
Oui. Tout crédit, vendu sur la page de réservation, dans la boutique ou sur une page d’atterrissage, devient une carte de crédit dans la fiche de l’apprenant, d’origine « Achat », avec son registre.