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Vitrines

Le bureau de suivi : qui appeler maintenant, et ce qui s’est passé à chaque appel

Qui laisse son numéro sur votre vitrine, commande en paiement à la livraison ou envoie un reçu a besoin qu’une personne l’appelle au bon moment. Le « Bureau de suivi » les range dans une seule file : qui appeler en premier, ce qui a été dit la dernière fois, d’où vient la personne. Cette leçon explique tout le bureau : ce qui y arrive, comment parcourir la tournée, comment noter chaque essai. Notre exemple : Lina, photographe, vend son livre imprimé en paiement à la livraison et tient une liste d’attente pour son prochain cours de montage.

  • De courtes tournées chaque jour
  • 8 étapes

Qui peut le faire: Les intéressés : « Modifier les vitrines » ou « Gérer les offres et les prix ». Le paiement à la livraison et les reçus : « Commandes et livraison » ou « Valider les paiements ». Le propriétaire voit tout.

Laissez Noqta vous montrerOuvrir dans l’espace

En 8 étapes

  1. 1Le bureau réunit les 45 derniers jours d’intéressés, de commandes en paiement à la livraison et de reçus venus de vos vitrines.
  2. 2La ligne de la tournée compte les appels à passer, et « Commencer la tournée » vous mène du plus urgent au dernier, avec filtres, types et recherche.
  3. 3Chaque ligne dit qui est la personne, son état et son prochain pas, avec « Appeler », « WhatsApp » et « Noter ».
  4. 4La fiche réunit d’où elle vient, ses coordonnées, une note épinglée, « Changer l’état » et « Précédent / Suivant ».
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  1. 5« Noter un essai » : le moyen, puis ce qui s’est passé, en un seul choix qui vous fait avancer.
  2. 6Si la personne a répondu : le résultat, le rendez-vous de rappel et la raison de clôture.
  3. 7Une fenêtre par personne, l’échelle 3×3, et une clôture automatique après neuf appels que vous pouvez empêcher.
  4. 8Sans réseau, l’essai reste sur l’appareil et part au retour du réseau.

Avant de commencer

  • Une vitrine publiée qui recueille des numéros : formulaire d’inscription, « Me prévenir » et liste d’attente, ou commande en paiement à la livraison ou par reçu.
  • Un téléphone en main : le bureau est fait pour appeler depuis lui, et marche aussi sur ordinateur.
  • La bonne permission pour le type de personnes que vous suivez (voir « Qui arrive au bureau »).
  1. Étape 1 sur 8

    Qui arrive au bureau

    Un seul endroit pour suivre qui a laissé son numéro, commandé en paiement à la livraison ou envoyé un reçu.

    • Qui arrive ?« Intéressés », « Paiement à la livraison » et « Reçus », tous de vos vitrines. Carte et Chargily n’y arrivent pas.
    • Combien de temps ?Les 45 derniers jours, jusqu’à 60 pour une commande en attente. Un intéressé reste tant que son sort n’est pas réglé.
    • Combien ?Au plus 400 intéressés et 400 commandes, les plus récents d’abord.

    AstuceLe lien du bureau depuis la page d’une vitrine l’ouvre filtré sur cette seule vitrine.

    Tous les détails

    Ouvrez le « Bureau de suivi » depuis « Arrivées », dans « Ventes » : le bouton « ⋯ » en tête de page, puis « Bureau de suivi » ; ou tapez son nom dans la recherche ⌘K, ou touchez « Ouvrir le bureau de suivi » dans l’onglet « Intéressés » d’une vitrine. Trois types y arrivent, tous venus de vos vitrines : « Intéressés » (formulaire d’inscription, « Me prévenir », liste d’attente, fichier ou direct gratuit, demande de rappel), « Paiement à la livraison » et « Reçus » (reçu CCP ou BaridiMob). Une commande payée par carte ou par Chargily n’y arrive pas. On voit les 45 derniers jours ; une commande qui attend une confirmation ou une vérification reste jusqu’à 60 jours, et un intéressé reste tant que son sort n’est pas réglé. Au plus 400 intéressés et 400 commandes, les plus récents d’abord. Bureau vide ? Partagez le lien de votre vitrine.

    À l’écranBureau de suiviIntéressésPaiement à la livraisonReçus
  2. Étape 2 sur 8

    La ligne de la tournée et la file

    Un bouton lance la tournée d’appels dans le bon ordre, rendez-vous dépassés en premier.

    • Trois fenêtres« Tournée du matin » avant 12:00, « Tournée de midi » jusqu’à 17:00, « Tournée du soir » ensuite, à l’heure d’Alger.
    • Qui d’abord ?Les rendez-vous dépassés, puis les arrivés depuis moins d’une heure, puis les jamais appelés, puis les sans réponse.
    • Les chiffres« Arrivés aujourd’hui », « En cours », « Convertis », « Taux de conclusion » et « Délai moyen du premier appel » sur 30 jours.

    Astuce« Maintenant » et « En cours » sont triés pour la tournée ; « Convertis » et « Clos » par clôture la plus récente.

    Tous les détails

    En haut, la ligne de la tournée : combien d’appels sont dus maintenant, la fenêtre en cours à l’heure d’Alger, « Tournée du matin » avant 12:00, « Tournée de midi » de 12:00 à 17:00, « Tournée du soir » après 17:00, avec deux pastilles : rendez-vous dépassés, nouveaux arrivés, et un seul bouton. « Commencer la tournée » ouvre la première personne à appeler : rendez-vous dépassés d’abord, puis ceux arrivés il y a moins d’une heure et jamais appelés, puis ceux jamais appelés, puis ceux sans réponse dans cette fenêtre, puis ceux à relancer aujourd’hui. Dessous, une seule bande de chiffres séparés par des filets : « Arrivés aujourd’hui », « En cours », « Convertis » (avec « Taux de conclusion » : convertis ÷ (convertis + clos)) et « Délai moyen du premier appel » sur 30 jours — répondre en quelques minutes fait la différence. Puis la file, avec les filtres « Maintenant », « En cours », « Convertis », « Clos », « Tous » ; à côté de la recherche, la liste « Type » quand il y en a plusieurs ; la liste « Toutes les vitrines » quand il y a plusieurs vitrines, qui filtre chiffres et liste ensemble ; et « Rechercher par nom ou téléphone », qui trouve le nom, la vitrine, l’offre, l’e-mail ou un bout du numéro, en format local 0550 ou international +213.

    À l’écranTournée du matinTournée de midiTournée du soirCommencer la tournéeArrivés aujourd’huiEn coursConvertisTaux de conclusionDélai moyen du premier appelMaintenantClosTousToutes les vitrinesRechercher par nom ou téléphone
  3. Étape 3 sur 8

    La ligne : qui est-ce, et quoi faire maintenant

    Chaque ligne dit qui est la personne, d’où elle vient, et en une ligne ce que vous faites avec elle maintenant.

    • Dans la ligneNom, téléphone, wilaya, type, source, état, et le prochain pas comme « Vient d’arriver — appelez maintenant ».
    • Les couleursRouge pour un rendez-vous dépassé, ambre pour qui attend un appel, vert pour un converti. Les neuf carrés : l’échelle des essais.
    • Trois boutons« Appeler », « WhatsApp » avec un message prêt dans sa langue, et « Noter » sur ordinateur.

    AstuceLa flamme veut dire : arrivé il y a moins d’une heure et jamais appelé, l’appel qui vend le mieux.

    Tous les détails

    Chaque ligne dit le nom, le téléphone, la wilaya et depuis quand la personne est arrivée, son type (liste d’attente, me prévenir, paiement à la livraison…), l’offre ou la vitrine, la source (pub Facebook, affiche QR…), son état, et une ligne sur le prochain pas, comme « Vient d’arriver — appelez maintenant » ou « Jamais appelé ». Les états : « Nouveau », « Sans réponse », « Rendez-vous », « Intéressé », puis « A acheté » pour un intéressé, « Confirmé » pour le paiement à la livraison et « Payé » pour un reçu, puis « Clos » ou la raison de clôture comme « Le prix ». Une barre colorée sur le côté : rouge pour un rendez-vous dépassé, ambre pour qui attend un appel, vert pour qui est converti. Neuf petits carrés avec « 3/9 » forment l’échelle des essais. Trois boutons : « Appeler » lance l’appel sur votre téléphone, « WhatsApp » ouvre WhatsApp avec un message prêt dans la langue de la personne, et « Noter » sur ordinateur (sur téléphone, la feuille s’ouvre après « Appeler » et « WhatsApp »). Sans téléphone mais avec un e-mail : « Écrire » ; sans rien : « Pas de téléphone ». Toucher le nom ouvre sa fiche.

    À l’écranAppelerWhatsAppNoterNouveauSans réponseRendez-vousIntéresséVient d’arriver — appelez maintenantJamais appeléÉcrirePas de téléphone
  4. Étape 4 sur 8

    La fiche de la personne

    Une fiche réunit tout ce que le bureau sait de la personne, et vous mène à la suivante sans revenir à la liste.

    • Ce qu’elle contientD’où il vient, le contact, la commande, ses réponses au formulaire et une « Note épinglée » de 500 caractères.
    • « Changer l’état »Quand tout se règle sans appel. Le rendez-vous demande une heure, la clôture une raison.
    • Qui a appelé avant ?Chaque essai avec son heure, sa note et son auteur : votre équipe sait qui est passé avant elle.

    AstuceLa fiche dit qui suit la personne et qui a noté chaque essai : votre équipe voit qui a appelé avant elle.

    Tous les détails

    Touchez une ligne : une fiche réunit tout ce que le bureau sait de la personne : son état, son prochain pas et qui la suit, les boutons d’appel et WhatsApp, puis « D’où il vient » (vitrine, offre, source, appareil, campagne), « Contact » (téléphone, e-mail, wilaya, adresse), « Commande » si c’en est une, « Ses réponses au formulaire », un message WhatsApp prêt, et une « Note épinglée » de 500 caractères au plus, qui s’affiche sur la ligne avec une épingle (le bon moment pour appeler, son hésitation) ; le bouton « Enregistrer » apparaît quand vous écrivez. En bas de la fiche, « Précédent » et « Suivant » avec « 2 sur 14 » vous font parcourir la liste d’où vous venez pour finir la tournée sans y retourner, et « Noter un essai ». Quand l’affaire se règle sans appel (une conversation WhatsApp terminée, une personne close qui revient), utilisez « Changer l’état » : choisissez l’état ; le rendez-vous demande une heure, la clôture une raison, et pour un reçu « Payé » n’apparaît pas, car il se convertit à l’arrivée de l’argent. Plus bas, « Essais » : l’échelle des neuf, puis chaque essai avec son heure, sa note et qui l’a noté. Une personne dont le sort est réglé par la commande elle-même (a acheté sur la vitrine, commande payée, annulée, désinscrite) le dit, et son état ne change pas d’ici.

    À l’écranD’où il vientContactCommandeSes réponses au formulaireNote épingléeEnregistrerPrécédentSuivantNoter un essaiChanger l’étatEssais
  5. Étape 5 sur 8

    Noter l’essai : que s’est-il passé ?

    Après chaque appel ou message, vous choisissez ce qui s’est passé d’un geste ; le bureau sait quand vous ramener la personne.

    • Pour un appel« A répondu », « Pas de réponse », « Occupé », « Téléphone éteint », « Mauvais numéro ». Sans réponse, la personne revient à la fenêtre suivante.
    • Pour WhatsApp« Message envoyé », « A répondu », « Pas sur WhatsApp ». Ce dernier ne clôt pas la ligne et ne marque pas le numéro.
    • « Mauvais numéro »En appel, il clôt la ligne et se compte sur le numéro.

    AstuceNotez même l’appel sans réponse : le bureau sait ainsi que votre fenêtre est utilisée et ne la rappelle pas dans l’heure.

    Tous les détails

    Après « Appeler » ou « WhatsApp » (ou depuis « Noter un essai »), la feuille « Noter un essai » s’ouvre avec le nom, le numéro de l’essai et sa fenêtre. D’abord le « Moyen » : appel ou WhatsApp (depuis « WhatsApp », elle arrive sur « Message envoyé »). Puis « Que s’est-il passé ? » : un seul choix, et vous avancez tout de suite. Pour l’appel : « A répondu », « Pas de réponse », « Occupé », « Téléphone éteint », « Mauvais numéro ». Pour WhatsApp : « Message envoyé », « A répondu », « Pas sur WhatsApp ». Qui ne répond pas reste dans la file et revient à la fenêtre suivante, la feuille dit quand. « Pas sur WhatsApp » est un échec sur WhatsApp seulement : la ligne reste ouverte en « Sans réponse » et le numéro n’est pas marqué, car la personne peut répondre à un appel. « Mauvais numéro » en appel clôt la ligne et se compte sur le numéro. En dessous, « Note sur cet essai (facultatif) » jusqu’à 1000 caractères, et le bouton « Noter l’essai ».

    À l’écranNoter un essaiMoyenQue s’est-il passé ?A réponduPas de réponseOccupéTéléphone éteintMauvais numéroMessage envoyéPas sur WhatsAppNote sur cet essai (facultatif)Noter l’essai
  6. Étape 6 sur 8

    Si la personne répond : quel résultat ?

    Si la personne répond, vous notez le résultat : achat, réflexion, rendez-vous, ou refus et sa raison.

    • « A acheté, ou achète maintenant »Clôt le suivi sur une réussite, sans créer de commande : c’est un repère chez vous seulement.
    • Rendez-vous pour rappelerDans une heure, aujourd’hui 18:00, demain, ou l’heure choisie sous 90 jours. À l’heure dite, il remonte dans « Maintenant ».
    • Pourquoi non ?« Le prix », « Pas intéressé » ou autre. Les raisons sont comptées : si « Le prix » revient, c’est l’offre.

    AstuceLes raisons sont comptées : si « Le prix » revient souvent, le problème est l’offre, pas les appels.

    Tous les détails

    Si vous choisissez « A répondu », la feuille demande « Quel résultat ? », une réponse est obligatoire, et le bouton devient « Confirmer le résultat ». Pour un intéressé : « A acheté, ou achète maintenant » (clôt le suivi sur une réussite, sans créer de commande : c’est un repère chez vous seulement), « Intéressé, réfléchit » (relancé une fois par jour), « Rendez-vous pour rappeler », « N’en veut pas ». Pour une commande en paiement à la livraison : « Commande confirmée » à la place de la première, « Annule la commande » à la place de la dernière. Pour un reçu, pas de « Commande confirmée » : il ne se convertit qu’à l’arrivée de l’argent. « Rendez-vous pour rappeler » demande « Quand rappeler ? » : « Dans une heure », « Aujourd’hui 18:00 », « Demain 10:00 », « Demain 18:00 », ou l’heure de votre choix, à l’heure d’Alger, dans les 90 jours ; à l’heure dite la ligne monte dans « Maintenant » quelle que soit la fenêtre, et devient rouge si vous êtes en retard. « N’en veut pas » et « Annule la commande » demandent « Pourquoi ? La raison est comptée ensuite » : « Le prix », « Pas intéressé », « Mauvais numéro », « Doublon » ou « Autre raison ».

    À l’écranQuel résultat ?A acheté, ou achète maintenantIntéressé, réfléchitRendez-vous pour rappelerN’en veut pasCommande confirméeAnnule la commandeQuand rappeler ?Dans une heureAujourd’hui 18:00Demain 10:00Demain 18:00Pourquoi ? La raison est comptée ensuiteLe prixPas intéresséDoublonAutre raisonConfirmer le résultat
  7. Étape 7 sur 8

    Une fenêtre, neuf appels, clôture automatique

    Des règles qui protègent les gens de l’insistance : un essai par fenêtre, neuf appels, puis la ligne se clôt.

    • Une fenêtreDès qu’un essai est noté, la ligne quitte « Maintenant » pour la fenêtre suivante : personne n’est appelé deux fois dans l’heure.
    • L’échelle 3×3Trois jours × trois fenêtres = neuf carrés, chacun à la couleur du résultat de son essai.
    • Clôture automatiqueAprès neuf appels sans réponse sur trois jours : « Injoignable ». « Laisser ouvert » l’empêche.
    Tous les détails

    Une fenêtre : dès que vous notez un essai dans la fenêtre en cours (matin, midi ou soir), la ligne quitte « Maintenant » et indique « Demain matin » ou le prochain essai du soir : personne n’est appelé deux fois dans l’heure. Un intéressé est suivi une fois par jour, et un rendez-vous tombe à son heure. Échelle 3×3 : trois jours × trois fenêtres = neuf carrés, et chaque essai colore son carré selon son résultat. Clôture automatique : après neuf appels sur trois jours différents sans réponse, la ligne se clôt comme « Injoignable » ; les messages WhatsApp ne comptent pas dans les neuf ; et « Mauvais numéro » lors d’un appel la clôt tout de suite. Avant d’enregistrer, la feuille le dit et propose « Laisser ouvert » : activez-le si vous savez que la personne répondra. Qui a répondu et dont l’état a avancé n’est pas clos automatiquement.

    À l’écranDemain matinInjoignableMauvais numéroLaisser ouvert

    Attention« Laisser ouvert » n’apparaît dans la feuille que lorsque cet essai clôturerait la ligne.

  8. Étape 8 sur 8

    Sans réseau

    Si le réseau coupe, votre essai n’est pas perdu : il reste sur l’appareil et part avec son heure réelle au retour du réseau.

    • Quand part-il ?Au retour du réseau ou à l’ouverture du bureau, chaque essai avec son heure, dans sa fenêtre.
    • Où est-il gardé ?Sur cet appareil et ce navigateur, pour cet espace, 50 essais au plus.
    • Jusqu’à quand ?Un essai de plus de 12 heures n’est pas envoyé. Le bureau se rafraîchit seul toutes les 90 secondes.
    Tous les détails

    Si le réseau coupe pendant l’enregistrement, l’essai n’est pas perdu : « Gardé sur l’appareil, envoyé au retour du réseau. » s’affiche, la ligne bouge sur votre écran avec la pastille « En attente du réseau », et une barre en haut dit combien d’essais attendent, avec « Réessayer ». Ils partent au retour du réseau ou à l’ouverture du bureau, chacun avec son heure réelle pour tomber dans sa fenêtre. Ils sont gardés sur cet appareil et ce navigateur pour cet espace (50 essais au plus), et un essai de plus de 12 heures n’est pas envoyé. Le bureau se rafraîchit seul toutes les 90 secondes et quand vous revenez sur sa fenêtre : votre équipe voit le neuf.

    À l’écranGardé sur l’appareil, envoyé au retour du réseau.En attente du réseauRéessayer
Cette leçon vous a-t-elle aidé ?
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Après le suivi

Questions fréquentes

Le bureau envoie-t-il des messages à ma place ?

Non. Les messages WhatsApp s’ouvrent prêts, c’est vous qui appuyez sur envoyer. Rien ne part tout seul.

Pourquoi je ne vois pas une commande payée par carte ?

Le bureau est pour les numéros qui demandent un appel : paiement à la livraison et reçus. Les commandes par carte et Chargily n’y arrivent pas.

Choisir « A acheté » crée-t-il une commande ?

Non. « A acheté » est un repère sur la ligne de l’intéressé qui clôt son suivi sur une réussite ; aucune commande ni aucun argent n’est enregistré.

Et ceux qui ne répondent jamais ?

Ils reviennent aux fenêtres suivantes ; après neuf appels sur trois jours sans réponse, ils se clôturent comme « Injoignable », sauf si vous choisissez « Laisser ouvert » au dernier essai. Vous pouvez les rouvrir avec « Changer l’état ».

Pourquoi quelqu’un a-t-il quitté « Maintenant » après mon appel ?

Parce que la fenêtre du matin, de midi ou du soir est utilisée pour lui. Il revient à la fenêtre suivante, ou à son rendez-vous si vous en avez fixé un.

Puis-je travailler sans internet ?

Les essais notés restent sur l’appareil et partent au retour du réseau ; le bureau dit combien attendent. Un essai de plus de 12 heures n’est pas envoyé.

Deux collègues peuvent-ils appeler la même personne ?

Rien ne verrouille la ligne. Mais la fiche dit « Suivi par … », note qui a appelé et comment ça s’est fini, et le bureau se rafraîchit toutes les 90 secondes : le second voit que la fenêtre de la personne est utilisée.

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