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Comment enregistrer le remboursement d'un acheteur, et lui retirer l'accès quand il le faut

Un coach sportif a vendu un carnet d'exercices imprimé et le colis est revenu, une photographe a vendu un tirage arrivé cassé, un calligraphe a un acheteur qui a payé deux fois : vous ouvrez la commande dans votre registre et vous enregistrez ce que vous avez rendu, sur quels éléments, par quel moyen et pourquoi, vous retirez l'accès si vous voulez après en avoir vu l'effet, et vous remettez le colis en stock. L'essentiel : cette section enregistre ce que vous avez fait, elle ne fait bouger aucun argent ; le remboursement lui-même se fait hors de la plateforme, par le moyen que vous choisissez.

  • Environ 6 minutes
  • 6 étapes

Qui peut le faire: Les boutons demandent le droit « Valider les paiements », que le propriétaire et le gérant ont. Sans lui, vous voyez les chiffres et l'historique sans boutons.

Ouvrir dans l’espace

En 6 étapes

  1. 1Ouvrez « Journal des paiements » puis « Opérations » et touchez une commande payée, ou touchez-la dans « Arrivées » › « Terminé » : la section « Remboursements » est dans sa fenêtre.
  2. 2Lisez « Payé », « Rendu » et « Remboursable », et l'historique « Montants rendus » avec moyen, motif et auteur.
  3. 3Touchez « Rembourser » et remplissez « Montant rendu », « Moyen », « Motif », « Sur quels éléments ? » et une note interne.
  4. 4Choisissez « Retirer aussi l'accès » après avoir lu l'effet sur chaque élément, et « Remettre le colis en stock » si le colis est revenu.
Tout afficher
  1. 5Touchez « Vérifier avant d'enregistrer » puis « Enregistrer … rendus » : le remboursement est enregistré, l'état de la commande reste le même.
  2. 6Quand aucun argent n'est rendu, « Retirer l'accès sans rembourser » retire seulement l'accès.

Avant de commencer

  • Une commande payée dont l'argent est vraiment arrivé : on ne rend que de l'argent reçu.
  • Le droit « Valider les paiements » dans votre rôle.
  • Avoir décidé comment rendre l'argent (CCP, BaridiMob, espèces…) : la plateforme n'exécute pas le remboursement à votre place.
  • Si un colis est revenu, que son expédition soit enregistrée comme retournée ou annulée, pour que l'option de stock apparaisse.
  1. Étape 1 sur 6

    Où apparaissent les remboursements

    Vous notez sur la commande payée ce que vous avez rendu à l’acheteur : votre registre reste juste, et l’état de la commande ne bouge pas.

    • Quand apparaît-elle ?En bas de la fenêtre d’une commande payée. Jamais pour une commande non payée, par code d’activation ou sans montant.
    • Ce qui est calculéLa commande reste « Payée » ; le montant rendu est une ligne à part, déduite de l’« Encaissé ».
    • Envoie-t-elle l’argent ?Non. Vous virez le montant à l’acheteur à votre façon, puis vous l’enregistrez ici.

    AstuceDans la liste, « Remboursée en partie » ou « Remboursée » apparaît à côté de l'état de la commande, pour les repérer sans l'ouvrir.

    Tous les détails

    Ouvrez « Journal des paiements » — depuis « Arrivées » › « ⋯ » › « Journal des paiements et export », ou la recherche ⌘K — puis « Opérations » et touchez la commande payée, ou touchez-la directement dans « Arrivées » › « Terminé » : la même fenêtre s'ouvre, et en bas la section « Remboursements ». Elle n'apparaît pas pour une commande non payée, ni pour une commande par code d'activation, ni sans montant. Si la commande n'est pas encore encaissée elle dit : « On ne rend que de l'argent reçu : cette commande n'est pas encore encaissée. » Sous les chiffres, une phrase fixe : « L'état de la commande ne change pas : le montant rendu est une ligne à part, déduite de l'« encaissé ». » La commande reste donc « Payée », et le remboursement est déduit de « Encaissé » dans la carte des chiffres en haut du bureau, avec dessous « Dont 3 000 DA remboursés ».

    À l’écranJournal des paiements et exportOpérationsTerminéRemboursementsEncaisséDont 3 000 DA remboursés

    AttentionCette section n'envoie pas d'argent : c'est vous qui virez le montant à l'acheteur, à votre façon, puis vous l'enregistrez ici pour que votre registre reste juste.

  2. Étape 2 sur 6

    Les chiffres et l'historique

    D’un coup d’œil : ce que l’acheteur a payé, ce qui lui a été rendu et ce qui reste, chaque remboursement avec son moyen, son motif et son auteur.

    • Les trois cases« Payé » ce que l’acheteur a payé, « Rendu » ce qui est déjà enregistré, « Remboursable » ce qui reste.
    • Dans l’historiquePour chaque remboursement : moyen, motif, montant, date, « par … » qui l’a enregistré, et sa note.
    • En plusieurs fois ?Oui. Chaque remboursement est une ligne à part dans « Montants rendus », jusqu’à ce que « Remboursable » tombe à zéro.

    AstuceVous pouvez rendre le montant en plusieurs fois : chaque remboursement est une ligne à part dans « Montants rendus » jusqu'à ce que « Remboursable » tombe à zéro.

    Tous les détails

    En haut, trois cases : « Payé » ce que l'acheteur a payé, « Rendu » ce qui a déjà été enregistré (en rouge s'il dépasse zéro) et « Remboursable » ce qui reste. Dessous, s'il y a eu un remboursement, la liste « Montants rendus » : chaque ligne a son moyen et son motif, comme « CCP · Demande de l'acheteur », son montant, sa date, « par … » (qui l'a enregistré), « Stock rendu » si un colis est revenu, et sa note. Pour un acheteur hors d'Algérie, le remboursement se compte dans sa devise : « Montant rendu (EUR) ». Si un accès a déjà été retiré, une ligne par élément apparaît sous l'historique, comme « Accès retiré ».

    À l’écranPayéRenduRemboursableMontants renduspar …Stock renduRemboursée en partieRemboursée
  3. Étape 3 sur 6

    Le formulaire « Rembourser »

    Vous indiquez le montant, le moyen et le motif ; le formulaire part du montant entier et du moyen par lequel l’argent est entré.

    • Combien rendre ?Jusqu’à ce qui reste, ou le bouton « Tout ». Avec plusieurs éléments, vous choisissez « Sur quels éléments ? ».
    • Par quel moyen ?CCP, BaridiMob, espèces, virement, carte ou PayPal. Une commande en livraison commence par « Espèces ».
    • Qui voit la note ?« Note interne », 500 caractères au plus, invisible pour l’acheteur.
    Tous les détails

    Touchez « Rembourser » (visible tant qu'il reste quelque chose à rendre). Dans « Montant rendu », un montant « Jusqu'à 4 500 DA » ou le bouton « Tout » ; dans « Moyen » : « CCP », « BaridiMob », « Espèces », « Virement », « Carte », « PayPal » et « Autre moyen », qui commence par celui par lequel l'argent est entré (la livraison commence par « Espèces »). « Motif » : « Demande de l'acheteur », « Rien reçu », « Colis retourné », « Payé deux fois », « Pas conforme » et « Autre motif ». Si la commande a plusieurs éléments : « Sur quels éléments ? » (« Le montant est réparti sur les éléments choisis, selon ce qui reste sur chacun. »). Et « Note interne » de 500 caractères au plus, « Invisible pour l'acheteur ». Le formulaire part du montant entier, et du motif « Colis retourné » si le colis est revenu.

    À l’écranRembourserMontant renduToutMoyenMotifDemande de l'acheteurRien reçuColis retournéPayé deux foisPas conformeSur quels éléments ?Note interne

    AttentionLe contrôle dit : « Saisissez un montant valide. », « Le montant dépasse ce qui peut être rendu. », « Choisissez au moins un élément. » ou « Les éléments choisis ne couvrent pas ce montant. », et si tout est rendu : « Tout a déjà été rendu. »

  4. Étape 4 sur 6

    Retirer l'accès avec aperçu, et remettre le colis en stock

    Vous décidez si l’acheteur perd aussi son accès, et vous voyez l’effet sur chaque élément avant de trancher.

    • Quand est-ce retiré ?Seulement si vous cochez « Retirer aussi l'accès ». Sans case cochée, rien n’est retiré.
    • Ce qui arriveSous chaque élément, son effet : « Son accès se ferme maintenant », ou il reste ouvert si une autre commande payée le couvre.
    • Et le colis retourné ?« Remettre le colis en stock » est cochée au départ, et le stock ne revient qu’une fois.

    AstuceL'option de stock n'apparaît que pour une commande payée dont l'expédition est enregistrée comme retournée ou annulée et qui retient encore du stock ; sinon : « Le stock ne revient qu'après le retour du colis. »

    Tous les détails

    Si la commande a un élément dont l'accès peut être retiré, « Retirer aussi l'accès » apparaît (« Facultatif, après aperçu : l'accès peut rester ouvert si une autre commande payée le couvre. »). Rien n'est retiré sans votre case cochée. Sous chaque élément, l'effet de ce qui arriverait : « Son accès se ferme maintenant », ou « Reste ouvert : une autre commande payée le couvre · … », ou « Reste ouvert : ouvert autrement · code d'activation », ou « 2 séance(s) non utilisée(s) retirée(s), les réservées restent », ou « Le téléchargement s'arrête », ou « Pas encore ouvert : l'élément est annulé ». Si la commande est un colis retourné, « Remettre le colis en stock » apparaît (« Colis retourné : le stock revient une seule fois. »), cochée au départ.

    À l’écranRetirer aussi l'accèsFermer son accès à ce qu'il a achetéSon accès se ferme maintenantReste ouvert : une autre commande payée le couvreLe téléchargement s'arrêteRemettre le colis en stockColis retourné : le stock revient une seule fois.
  5. Étape 5 sur 6

    Vérifier avant d'enregistrer, puis enregistrer

    Vous voyez le récapitulatif avant de valider ; ensuite la section se met à jour et l’acheteur lit le remboursement dans « Mes commandes ».

    • Ce que vous vérifiezLe montant et son moyen, les éléments dont l’accès est retiré avec leur effet, et le retour en stock si coché.
    • Ce que voit l’acheteurDans « Mes commandes » : « 4 500 DA vous ont été rendus ». La page de commande /o/ ne le mentionne pas.
    • L’argent revient-il ?Non. Enregistrer ne rend pas l’argent et ne change pas l’état de la commande.

    AstuceÉcrivez dans « Note interne » le numéro du virement ou la raison de votre décision : votre équipe la lit dans le registre, l'acheteur jamais.

    Tous les détails

    Touchez « Vérifier avant d'enregistrer » : un récapitulatif de ce qui sera enregistré apparaît, comme « 4 500 DA rendus (CCP) seront enregistrés. », puis « L'accès de 2 éléments sera retiré. » avec l'effet de chacun, puis « Le colis revient en stock. » si vous l'avez coché. Touchez « Enregistrer 4 500 DA rendus » : l'écran dit « Remboursement enregistré. » et la section se met à jour : « Rendu » monte, « Remboursable » baisse et une ligne s'ajoute à « Montants rendus » ; ou « Modifier » pour revenir au formulaire. En cas d'échec, un message comme « Le montant dépasse ce qui reste. » et rien n'est enregistré. L'acheteur connecté en voit la trace dans « Mes commandes » : « 4 500 DA vous ont été rendus ».

    À l’écranVérifier avant d'enregistrerEnregistrer 4 500 DA rendusModifierRemboursement enregistré.4 500 DA vous ont été rendus

    AttentionEnregistrer un remboursement ne rend pas l'argent et ne change pas l'état de la commande. Et la page de commande /o/ ne mentionne pas le montant rendu : l'endroit confirmé où l'acheteur le voit est « Mes commandes ».

  6. Étape 6 sur 6

    « Retirer l'accès sans rembourser »

    Pour un litige de paiement ou un abus : vous fermez à l’acheteur ce qu’il a acheté, sans enregistrer aucun montant.

    • Quand l’utiliser ?Pour un litige de paiement ou un abus, quand aucun argent n’est rendu.
    • Ce que vous voyez avantVous choisissez les éléments, avec leur effet dessous comme dans l’aperçu.
    • Avant de toucherRetirer l’accès ferme à l’acheteur ce qu’il a acheté : vérifiez les éléments.
    Tous les détails

    Pour un litige de paiement ou un abus, sans argent rendu : touchez « Retirer l'accès sans rembourser » (visible s'il y a quelque chose à retirer). La fenêtre dit : « Pour un litige de paiement ou un abus. Aucun montant n'est enregistré. » Choisissez les éléments, avec leur effet dessous comme dans l'aperçu, puis « Retirer l'accès d'un élément » (ou « de 2 éléments »). L'écran dit « Accès retiré. » et une ligne par élément apparaît dans la section, comme « Accès retiré » ou « Resté ouvert par une autre commande ». S'il ne reste rien à retirer : « Rien à retirer sur cette commande. »

    À l’écranRetirer l'accès sans rembourserRetirer l'accès d'un élémentAccès retiré.Rien à retirer sur cette commande.

    AttentionRetirer l'accès ferme à l'acheteur ce qu'il a acheté : vérifiez les éléments avant de toucher.

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Après avoir enregistré le remboursement

Questions fréquentes

Cette section rend-elle l'argent à l'acheteur ?

Non. Elle enregistre seulement ce que vous avez rendu. Vous virez le montant vous-même (CCP, BaridiMob, espèces…) puis vous l'enregistrez.

L'état de la commande change-t-il après le remboursement ?

Non. « L'état de la commande ne change pas » : elle reste « Payée », et le montant rendu est une ligne à part, déduite de l'« encaissé ».

Puis-je rendre une partie seulement ?

Oui, et rendre le reste plus tard : chaque remboursement est une ligne de « Montants rendus » jusqu'à ce que « Remboursable » tombe à zéro.

Qui peut enregistrer un remboursement ?

Qui a le droit « Valider les paiements ». Les autres voient les chiffres sans boutons.

Pourquoi la section n'apparaît-elle pas sur ma commande ?

Parce qu'elle n'est pas payée, qu'elle vient d'un code d'activation ou qu'elle n'a pas de montant. Si elle n'est pas encaissée : « On ne rend que de l'argent reçu. »

L'acheteur voit-il le montant rendu ?

Dans « Mes commandes », il lit « … vous ont été rendus ». Sa page de commande /o/ ne le mentionne pas. Et votre note interne, jamais.

Quand cocher « Retirer aussi l'accès » ?

Quand il ne doit plus rester ouvert à qui a repris son argent. Regardez d'abord l'aperçu : il peut rester ouvert parce qu'une autre commande payée le couvre.

Quelle différence entre rembourser et « Retirer l'accès sans rembourser » ?

Le premier enregistre de l'argent rendu et peut retirer l'accès avec ; le second retire l'accès seul et n'enregistre aucun montant.

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