الدفع عند الاستلام والوصولات في المكتب: اتّصل، أكّد، ولا تُخلط بين التأكيد والمال
طلب بالدفع عند الاستلام يحتاج مكالمة تتأكّد فيها من العنوان والكمّية قبل أن يخرج الطرد، وطلب بوصل CCP أو بريدي موب ينتظر مالاً يصل. المكتب يضعهما في طابورين مع أدوات خاصّة بهما، لكنّه لا يقبل المال ولا يرفضه. هذا الدرس يقول بدقّة ماذا يفعل كل زرّ، ومتى يتحوّل الطلب إلى «أكّد» أو «دفع»، وكيف تعرف الأرقام التي ردّت طرودها من قبل، وكيف توقف الدفع عند الاستلام في ولاية يرتجع منها الكثير. مثالنا سمير، خطّاط يبيع أطقم الحبر بالدفع عند الاستلام وبعض الطلبات بحوالة CCP.
- نحو 10 دقائق للإعداد، ثم دقائق كل يوم
- 6 خطوات
من يستطيع: طلبات الدفع عند الاستلام والوصولات تراها بـ«الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات». علامات الأرقام والدفع المسبق حسب الولاية يغيّرها من يملك «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات» أو «إدارة العروض والأسعار».
دع نقطة تشرح لكستتعلّم في 6 خطوات
- 1الدفع عند الاستلام والوصولات طابوران في المكتب، ولكل طلب كتلة «الطلب» في لوحته: المبلغ وحالته والكمّية وحالة التوصيل.
- 2«أكّد الطلب» يعني أنّ العنوان والكمّية أُكّدا هاتفياً فقط؛ الطرد والمال لهما مسارهما.
- 3الوصل: يُراجَع ويُقبل في المدفوعات، والمكتب يوصلك إليه بـ«راجع الوصل».
- 4«اتّصل قبل الشحن» علامة على رقم سبق أن ردّ طروداً أو كان خاطئاً أو مكرّراً، وقرارك له: اتّصل دائماً، أو الدفع المسبق فقط، أو موثوق.
قبل أن تبدأ
- واجهة منشورة تقبل الدفع عند الاستلام أو الوصل، وطلب واحد على الأقلّ وصل منها.
- أن تعرف أين تُشحن طرودك وأين يُسجَّل أنّ الطرد سُلِّم، فهناك يتحوّل الطلب إلى مدفوع.
- درس «مكتب المتابعة» في ذهنك: الجولة وورقة «سجّل محاولة».
- الخطوة 1 من 6
الطابوران وكتلة «الطلب»
ترى كلّ طلب بالدفع عند الاستلام أو بوصل بشارته، وحالته وتأكيده الهاتفي في كتلة «الطلب».
- أيّ الطلبات؟الدفع عند الاستلام ووصولات CCP وبريدي موب من صفحاتك. البطاقة وChargily لا تصل.
- ماذا في «الطلب»؟المبلغ وحالته، و«الكمية» إن زادت على واحد، و«التوصيل»: حالة التأكيد بالهاتف.
- بأيّ عملة؟المبلغ يُعرض بالدينار فقط؛ طلب بعملة أخرى يظهر بلا مبلغ.
نصيحةالمبلغ يُعرض بالدينار فقط؛ طلب بعملة أخرى يظهر بلا مبلغ في هذه الكتلة.
كلّ التفاصيل
طلب الدفع عند الاستلام يظهر بشارة «دفع عند الاستلام»، وطلب التحويل بشارة «وصل CCP» أو «وصل بريدي موب»؛ وإن وُجد في المكتب أكثر من نوع ظهر شريط الأنواع وفيه «الدفع عند الاستلام» و«الوصولات». افتح لوحة أي طلب تجد كتلة «الطلب»: المبلغ وحالته («ينتظر» أو «وصل ينتظر المراجعة» أو «مدفوع» أو «مرفوض» أو «ملغى»)، و«الكمية» إن زادت على واحد، و«التوصيل» وهو حالة تأكيد الهاتف: «لم يُؤكَّد بعد» أو «أُكِّد هاتفياً» أو «لم يردّ» أو «مؤجّل» أو «رفض». وزرّ «افتح في المدفوعات» يأخذك إلى سجلّ العمليات مصفّى على حالة الطلب. ولا تصل إلى المكتب إلا طلبات صفحاتك المدفوعة بالدفع عند الاستلام أو CCP أو بريدي موب؛ البطاقة وChargily لا.
ستجد على الشاشةدفع عند الاستلاموصل CCPوصل بريدي موبالدفع عند الاستلامالوصولاتالطلبالكميةالتوصيللم يُؤكَّد بعدأُكِّد هاتفياًافتح في المدفوعات - الخطوة 2 من 6
اتّصل وأكّد: ماذا يعني «أكّد»؟
تتّصل بصاحب الطلب وتتأكّد من العنوان والكمّية، فيصير التوصيل «أُكِّد هاتفياً».
- ماذا يعني «أكّد»؟شيئاً واحداً: التوصيل صار «أُكِّد هاتفياً». لا يُشحن الطرد بسببه ولا يصل مال.
- متى يُدفع؟حين يسجّل المندوب أنّ الطرد سُلِّم يصير الطلب «مدفوع» وحده. قبلها لا تعدّه محصَّلاً.
- والنتائج الأخرى؟موعد أو «مهتمّ» ← «مؤجّل»، و«ألغى الطلب» ← «رفض»، وتسع مكالمات بلا ردّ ← «لم يردّ».
كلّ التفاصيل
اتّصل بصاحب الطلب، وتأكّد من العنوان والكمّية، وإن أردت فرسالة «تأكيد الطلب» الجاهزة تذكّره بما طلب ورقم الطلب ومكان التوصيل. ثم سجّل المحاولة: عند «ردّ علينا» اختر «أكّد الطلب». هذا يعني شيئاً واحداً: أنّ التوصيل صار «أُكِّد هاتفياً»، فيظهر الصفّ بحالة «أكّد». لا يُشحن الطرد بسببه ولا يصل مال: الطرد يخرج من مساره في الطلبات وهو في حالة «ينتظر»، وحين يسجّل المندوب أنّ الطرد سُلِّم يصير الطلب «مدفوع» وحده ويُقفل صفّه («دُفع الطلب.»). وبقيّة النتائج تُكتب أيضاً على حالة التوصيل: «موعد للمعاودة» أو «مهتمّ» ← «مؤجّل»، و«ألغى الطلب» ← «رفض» ويُغلق الصفّ بسببه، وتسع مكالمات بلا ردّ ← «لم يردّ». يُكتب هذا فقط ما دام التوصيل في حالة «ينتظر» ولمن يملك «الطلبيات والشحن». والطلب الذي أُلغي أو رُفض يُغلق وحده بسبب «أُلغي الطلب».
ستجد على الشاشةتأكيد الطلبردّ عليناأكّد الطلبموعد للمعاودةألغى الطلبمؤجّلرفضلم يردّانتبه«أكّد» ليس وصول المال: لا تعدّ الطلب محصَّلاً قبل أن يتحوّل إلى «مدفوع» في المدفوعات.
- الخطوة 3 من 6
الوصل: المكتب يوصلك، والمدفوعات تقرّر
يساعدك المكتب على أن يصل الوصل، ثمّ يأخذك إلى «الوارد» حيث تقبله أو ترفضه.
- قبل الوصليبقى الصفّ في «الآن» لتتّصل وتساعد، ورسالة «الدفع والوصل» الجاهزة تشرح له.
- بعد الوصل«وصل ينتظر المراجعة»، وزرّ «راجع الوصل» يفتح «الوارد» حيث ينتظر الوصل.
- لا «أكّد» هناالصفّ يتحوّل إلى «دفع» وحده حين يُقبل الوصل، ويُغلق حين يُرفض الطلب أو يُلغى.
نصيحةتفاصيل قبول الوصل في درس «الوارد»؛ الاعتماد هناك لا في المكتب.
كلّ التفاصيل
من اختار CCP أو بريدي موب يحوّل المبلغ ثم يرفع صورة الوصل. قبل أن يرفعه يبقى صفّه في «الآن» لتتّصل به وتساعده (رسالة «الدفع والوصل» الجاهزة تشرح له)، وبعد أن يرفعه تصير حالته «وصل ينتظر المراجعة»، ويخرج من «الآن» ويقول الصفّ «وصل ينتظر مراجعتك» وفي الصفّ زرّ «راجع الوصل» يفتح «الوارد»، والوصل فيه تحت «وصولات للمراجعة»، وهناك تقبله أو ترفضه. في المكتب نفسه لا «أكّد» لوصل: نتائج مكالمته «مهتمّ، يفكّر» أو «موعد للمعاودة» أو «ألغى الطلب» فقط، ولا يظهر «دفع» في «غيّر الحالة»؛ لأنّ الصفّ يتحوّل إلى «دفع» من تلقاء نفسه حين يُقبل الوصل، ويُغلق حين يُرفض الطلب أو يُلغى.
ستجد على الشاشةالدفع والوصلوصل ينتظر المراجعةوصل ينتظر مراجعتكراجع الوصلالواردوصولات للمراجعةمهتمّ، يفكّرموعد للمعاودةألغى الطلبدفع - الخطوة 4 من 6
علامات الأرقام وقرارك لكل رقم
المؤسّسة تتذكّر ما جرى مع كلّ رقم، وتنبّهك قبل الشحن دون أن ترفض طلباً.
- متى العلامة؟طردان مرتجعان، أو رقم خاطئ سُجّل، أو طلب مكرّر: «اتّصل قبل الشحن». والطلبات تُقبل دائماً.
- قرارك للرقم«حسب ما سُجّل»، أو «اتّصل دائماً»، أو «الدفع المسبق فقط»، أو «موثوق» فتُمحى العلامة.
- من يرى ذلك؟لا أحد خارج مؤسّستك، والرقم محفوظ مشفّراً.
نصيحة«موثوق» لزبون أخطأ مرّة ثم أثبت جدّيته: تُمحى العلامة عنه ولا يُحسب عليه ما مضى.
كلّ التفاصيل
المؤسسة تتذكّر ما جرى مع كل رقم هاتف عندك. رقم له طردان مرتجعان، أو رقم خاطئ سُجّل عليه، أو طلب مكرّر، يحمل علامة «اتّصل قبل الشحن» بجانب رقمه في الصفّ واللوحة. وطلباته تُقبل دائماً: العلامة سبب لتتّصل لا رفض. افتح كتلة «هذا الرقم» في اللوحة تجد العدّادات («طرود مرتجعة» و«رقم خاطئ» و«طلبات مكرّرة») أو «لا شيء مسجّل على هذا الرقم في مؤسّستك.»، ثم «قرارك لهذا الرقم»: «حسب ما سُجّل» (تُطبَّق القاعدة وحدها)، أو «اتّصل دائماً» (العلامة على كل طلباته ولو لم يُسجَّل شيء)، أو «الدفع المسبق فقط» (لا يُعرض عليه الدفع عند الاستلام في أيّ طلب جديد، ويبقى الدفع المسبق متاحاً)، أو «موثوق» (تُتجاهل المرتجعات ولا تظهر علامة). مع «السبب (اختياري، لك وحدك)» ثم «احفظ». ما يُسجَّل لا يراه أحد خارج مؤسّستك، والرقم محفوظ مشفّراً. ومن لا يملك الصلاحية يرى القرار دون أن يغيّره. و«رقم خاطئ» تسجّله في مكالمة يُحتسب على الرقم؛ أمّا «ليس على واتساب» فلا يُحتسب.
ستجد على الشاشةاتّصل قبل الشحنهذا الرقمطرود مرتجعةرقم خاطئطلبات مكرّرةقرارك لهذا الرقمحسب ما سُجّلاتّصل دائماًالدفع المسبق فقطموثوقالسبب (اختياري، لك وحدك)احفظ - الخطوة 5 من 6
الدفع المسبق فقط في الولايات كثيرة المرتجع
توقف الدفع عند الاستلام في ولاية كثُر مرتجعها، فيدفع زبائنها مسبقاً.
- متى يمكن؟بعد 20 طرداً منتهياً على الأقلّ ونسبة مرتجع 30٪ أو أكثر، محسوبة من طرودك أنت.
- ماذا يرى الزبون؟لا يُعرض عليه الدفع عند الاستلام، ويبقى الدفع المسبق متاحاً.
- حتى متى؟تبقى الولاية موقوفة حتى تعيدها أنت، ولو تحسّنت النسبة.
كلّ التفاصيل
زرّ «الدفع عند الاستلام حسب الولاية» في أعلى المكتب يفتح «الدفع المسبق فقط في الولايات كثيرة المرتجع». فيه ولاياتك التي لها طرود، لكلّ منها «منتهية» (مُسلَّمة أو مرتجعة) و«مرتجعة» و«نسبة المرتجع»، محسوبة من طرودك أنت. يمكنك إيقاف الدفع عند الاستلام في ولاية بعد أن يبلغ طردها المنتهي 20 على الأقلّ ونسبة المرتجع 30٪ أو أكثر؛ قبل ذلك يقول لك السطر «يلزم 20 طرداً منتهياً ونسبة 30٪» ولا مفتاح. حين تُفعّل «الدفع المسبق فقط» لولاية لا يُعرض على زبائنها الدفع عند الاستلام، ويبقى الدفع المسبق. وإيقاف المفتاح ممكن دائماً. وتغييره لمن يملك «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات» أو «إدارة العروض والأسعار»، وغيرهم يقرأ القائمة فقط.
ستجد على الشاشةالدفع عند الاستلام حسب الولايةالدفع المسبق فقط في الولايات كثيرة المرتجعمنتهيةمرتجعةنسبة المرتجعالدفع المسبق فقطانتبهالولاية التي أوقفت فيها الدفع عند الاستلام تبقى موقوفة حتى تعيدها أنت، ولو تحسّنت النسبة.
- الخطوة 6 من 6
«ساعات الاتّصال»: وعد صادق للمشتري
تعد المشتري بوقت تتّصل فيه فعلاً، فيقرؤه في صفحة طلبه.
- كيف تضبطها؟«من» و«إلى» كلّ نصف ساعة، بتوقيت الجزائر، ساعة على الأقلّ في اليوم نفسه.
- ماذا يقرأ المشتري؟«نتّصل بين 9:00 و21:00، بتوقيت الجزائر.» تحت «سنتّصل بك لتأكيد طلبك».
- لمن هي؟للمؤسّسة كلّها، ويغيّرها كلّ من يفتح المكتب. وبلا ساعات لا يُوعد بوقت.
نصيحةيغيّرها كل من يفتح المكتب، وهي للمؤسسة كلّها لا لك وحدك.
كلّ التفاصيل
زرّ «ساعات الاتّصال» أعلى المكتب (بجانب بطاقة «مدفوع ← دخل» إن ظهرت)، وبعد الضبط يكتب نطاق الساعات على الزرّ نفسه. تفتح الورقة فتختار «من» و«إلى» (كل نصف ساعة، بتوقيت الجزائر، ساعة على الأقلّ في اليوم نفسه) وترى «ما يقرؤه المشتري»: «نتّصل بين 9:00 و21:00، بتوقيت الجزائر.» ثم «احفظ»، أو «احذف الساعات» لتعود بلا وعد. هذا السطر يظهر لمن طلب بالدفع عند الاستلام في صفحة طلبه، تحت «سنتّصل بك لتأكيد طلبك». وبلا ساعات لا يُوعد بوقت. واجعلها الساعات التي تتّصل فيها فعلاً.
ستجد على الشاشةساعات الاتّصالمنإلىما يقرؤه المشترياحفظاحذف الساعات
بعد الإعداد
أسئلة شائعة
هل «أكّد الطلب» يشحن الطرد أو يسجّل المال؟
لا. يسجّل فقط أنّ التوصيل «أُكِّد هاتفياً». الطرد يمشي في مساره، والمال يُسجَّل حين يتحوّل الطلب إلى «مدفوع».
لماذا لا أجد «أكّد» لوصل؟
لأنّ الوصل لا يتحوّل إلا حين يُقبل في المدفوعات. المكتب لا يقبل ولا يرفض.
هل أستطيع رفض طلب عليه «اتّصل قبل الشحن»؟
العلامة لا ترفض شيئاً: الطلب يُقبل، وهي تذكّرك بالاتّصال قبل الشحن. القرار لك بعد المكالمة.
ماذا يفعل «الدفع المسبق فقط» لرقم؟
في أيّ طلب جديد من هذا الرقم لا يُعرض عليه الدفع عند الاستلام، ويبقى الدفع المسبق متاحاً.
لماذا لا يظهر لي مفتاح ولاية؟
لأنّها لم تبلغ 20 طرداً منتهياً ونسبة 30٪ مرتجعاً من طرودك، أو لأنّك لا تملك صلاحية التغيير.
هل يرى مدرّس آخر ما سجّلته على رقم؟
لا. العلامات خاصّة بمؤسّستك، والرقم محفوظ مشفّراً معها.
أين تُسجَّل حالة التوصيل التي تظهر في «الطلب»؟
«أكّد» و«موعد» و«ألغى الطلب» في المكتب تكتبها لك هناك، ما دام التوصيل في حالة «ينتظر» ولديك «الطلبيات والشحن». وبقية مسار الطرد في شاشة الشحن.