المهام والمواعيد المتكرّرة: الإعداد، القواعد، التعديل، والإيقاف
بعض العمل يعود كل أسبوع: الردّ على أسئلة الطلاب يوم الأحد، نشر ملخّص الأسبوع، تحضير حصة الخميس. بدل أن تنشئه كل مرة، اجعله يتكرّر: تضبط القاعدة مرة واحدة، فتُنشئ المنصة النسخ القادمة وحدها، لكل نسخة موعدها وتذكيرها. هذا الدرس يشرح الإعداد في المهام والمواعيد، وقواعد التكرار، وتعديل نسخة واحدة أو كل النسخ دفعة واحدة، ونقل المواعيد، وإيقاف السلسلة أو إنهاءها، ومن يحقّ له تعديل سلسلة مشتركة. المثال من «أكاديمية النجاح»: مهمة كريم حدّاد الأسبوعية «الرد على أسئلة الطلاب»، ووقت سارة مخلوفي كل خميس لتحضير حصة دورة «تلوين الفيديو». والمنطق نفسه لمدرّب تسويق ينشر منشورات حملته يومين في الأسبوع، أو لأستاذ يصحّح الواجب كل أحد.
- نحو 7 دقائق للقراءة
- 5 خطوات
من يستطيع: تُعدّ التكرار لمهمة تديرها وهي مسندة إليك، أو لأي مهمة تديرها إن كانت لك «إسناد المهام وإدارة أعضاء الخطط»، ولموعد تديره. يعدّل السلسلة من أعدّها؛ والسلسلة «مشتركة» يعدّلها أيضاً من يملك «إدارة تكرارات الآخرين» ويستطيع إدارة نسختها الأولى.
ستتعلّم في 5 خطوات
- 1الإعداد: من تبويب «التكرار» في مهمة لها تاريخ، أو بمفتاح «تكرار هذا الموعد» عند إنشاء موعد.
- 2القواعد: كل يوم أو أسبوع أو شهر، بأيام تختارها، حتى عدد نسخ أو تاريخ؛ والمهام تتكرّر أيضاً بعد إنجازها.
- 3النسخ: تُنشأ حتى 60 يوماً قدماً؛ عدّل نسخة وحدها، أو «تعديل محتوى النسخ» لكلّها بعد معاينة.
- 4المواعيد: «تعديل مواعيد التكرار» ينقل النسخ القادمة إلى يوم أو ساعة جديدة، وتراجع الأثر قبل التطبيق.
قبل أن تبدأ
- مهمة أو موعد محفوظ: التكرار يُضبط على عنصر موجود، فيصير هو النسخة الأولى.
- للمهمة: «يوم العمل عليها» أو «الموعد النهائي»، فالتكرار يحتاج تاريخاً يبدأ منه.
- منطقتك الزمنية في «إعدادات التنظيم» (الافتراضية «توقيت الجزائر»): منها تُحسب الأيام والساعات.
- قرار واضح قبل الضبط: كل كم، في أيّ أيام، وإلى متى.
- الخطوة 1 من 5
إعداد التكرار لمهمة أو موعد
للمهمة: احفظها أولاً بـ«يوم العمل عليها» أو «الموعد النهائي»، ثم افتحها واختر تبويب «التكرار» واضغط «إعداد التكرار»؛ بلا تاريخ تقرأ «حدد يوم التخطيط أو الموعد النهائي واحفظ المهمة أولًا.» للموعد: في نموذج «موعد جديد» فعّل «تكرار هذا الموعد» ثم «إنشاء الموعد»، فيُفتح تبويب «التكرار» وحده وفيه الإعداد جاهز؛ أو افتح موعداً محفوظاً واختر «التكرار». في الحالتين: «العنصر الحالي هو النسخة الأولى ولن يتغير موعده.» اضبط القاعدة، ثم «معاينة المواعيد» (إلزامية قبل الحفظ) فترى أول المواعيد، ثم «حفظ التكرار». مثال: تنشئ سارة مخلوفي «تحضير حصة الخميس» من نوع «وقت للعمل»، الخميس 8 أكتوبر 16:00–17:30، وتفعّل «تكرار هذا الموعد».
ستجد على الشاشةالتكرارإعداد التكرارتكرار هذا الموعدإنشاء الموعدمعاينة المواعيدحفظ التكرارنصيحةجهّز النسخة الأولى كاملة قبل التكرار: الخطوات، المسؤول، الأهمية، التذكير. كل نسخة تُنسخ منها، والخطوات تعود فيها غير مؤشّر عليها.
انتبهلا تكرار لمهمة مكتملة أو ملغاة أو مؤرشفة، ولا لموعد غير «مجدول»؛ تقرأ حينها «لا يمكن إعداد التكرار لهذا العنصر: يجب أن يكون نشطًا وأن تملك صلاحية إدارته.» وإن كان في اللوحة تعديل لم يُحفظ فاحفظه أو ألغه أولاً.
- الخطوة 2 من 5
قواعد التكرار: كل كم، أيّ أيام، وإلى متى
«طريقة التكرار» (للمهام وحدها): «حسب التقويم» — تأتي النسخ في مواعيدها أنجزتَ السابقة أم لا؛ أو «بعد إنجاز المهمة» — تُنشأ نسخة واحدة تالية بعد أن تضع الحالية «مكتملة»، ويُحسب موعدها من يوم الإنجاز. ثم «كل كم وحدة؟» (من 1 إلى 365) و«الوحدة الزمنية»: «يوم» أو «أسبوع» أو «شهر». في الأسبوع تختار «أيام التكرار»؛ وفي الشهر «اليوم في الشهر»: «نفس رقم اليوم» أو «آخر يوم من الشهر». ثم «نهاية التكرار»: «دون تاريخ نهاية»، أو «بعد عدد من النسخ» («عدد النسخ، بما فيها الحالية»)، أو «حتى تاريخ محدد». أمثلة: «الرد على أسئلة الطلاب» لكريم كل أسبوع يوم الأحد دون نهاية؛ تحضير سارة كل أسبوع يوم الخميس حتى 26 نوفمبر؛ «تقرير المبيعات الشهري» لأمين كل شهر في آخر يوم؛ «صيانة معدات التصوير» لنور الهدى كل 30 يوماً بعد إنجازها؛ ومدرّب تسويق ينشر منشور حملته كل أسبوع يومَي الإثنين والخميس، 12 نسخة.
ستجد على الشاشةطريقة التكرارحسب التقويمبعد إنجاز المهمةكل كم وحدة؟الوحدة الزمنيةأيام التكراراليوم في الشهرآخر يوم من الشهرنهاية التكراربعد عدد من النسخحتى تاريخ محددنصيحة«بعد إنجاز المهمة» للعمل الذي يُحسب من آخر مرة: صيانة، مراجعة دورية، نسخ احتياطي. إن تأخّرت أسبوعاً تأخّرت النسخة التالية معك، فلا تتراكم نسخ فائتة.
انتبه«نفس رقم اليوم» يتجاوز الأشهر التي ليس فيها ذلك اليوم: تكرار يوم 31 لا يأتي في نوفمبر. اختر «آخر يوم من الشهر» إن أردت نهاية كل شهر. وفي «المنطقة الزمنية وتغيّر الساعة» منطقة السلسلة؛ خيارات تغيّر الساعة لا تخصّ الجزائر.
- الخطوة 3 من 5
النسخ: كيف تُنشأ، وتعديل واحدة أو كلّها
بعد الحفظ تُنشأ النسخ حتى 60 يوماً قدماً، وتملأ المنصة هذا الأفق وحدها كلما تقدّم الزمن؛ وفي «بعد إنجاز المهمة» لا توجد إلا النسخة التالية. كل نسخة مهمة أو موعد كامل بعنوانه وتفاصيله ومسؤوله وتذكيره، وللمهمة خطواتها ومتطلباتها. تبويب «التكرار» في أي نسخة يعرض بطاقة السلسلة: «كل أسبوع»، «توقيت الجزائر · 8 نسخ محفوظة»، والحالة «نشط». لنسخة واحدة عدّلها في «التفاصيل» واحفظ: «تعديل التفاصيل هنا يخص هذه النسخة فقط.» فتصير معدّلة يدوياً. للكثير افتح «تعديل محتوى النسخ» ← «تعديل»: اختر «نطاق التعديل»: «هذه النسخة والنسخ التالية» أو «كل النسخ القادمة في السلسلة»، وأشّر في «ما الذي تريد تغييره؟» (العنوان، التفاصيل، التذكير؛ وللمهام أيضاً المسؤول والأهمية والمدة المتوقعة)، ثم «معاينة التغييرات» فتقرأ كم نسخة ستتغيّر وكم ستبقى، ثم «تطبيق التغييرات». والنسخ التي تُنشأ لاحقاً تأخذ القيم الجديدة أيضاً.
ستجد على الشاشةكل أسبوعنشطتعديل محتوى النسختعديلنطاق التعديلهذه النسخة والنسخ التاليةكل النسخ القادمة في السلسلةما الذي تريد تغييره؟تضمين النسخ المعدّلة يدويًامعاينة التغييراتتطبيق التغييراتنصيحةمثال: صار كريم يجيب في المجتمع أيضاً. يختار أمين «العنوان» ويكتب «الرد على أسئلة الطلاب والمجتمع»، فتقرأ المعاينة «سيتغير 6 من النسخ…»: تتغيّر 6 نسخ قادمة، وتبقى نسخة أنجزها كريم ونسخة عدّلها بيده كما هما.
انتبه«تبقى النسخ الماضية والمكتملة والملغاة والمؤرشفة، وما لا تملك صلاحية تعديله، محفوظة دون تغيير.» والنسخ المعدّلة يدوياً (ومنها النسخة الملغاة) لا تتغير إلا إن فعّلت «تضمين النسخ المعدّلة يدويًا». والتعديل الواحد لا يتجاوز 200 نسخة.
- الخطوة 4 من 5
تعديل مواعيد التكرار: نقل النسخ القادمة
حين يتغيّر الموعد نفسه — اليوم أو الساعة أو الوتيرة — افتح «تعديل مواعيد التكرار» ← «تعديل»: اختر النطاق، ثم «بداية الجدول الجديد» (اليوم أو بعده) و«الوقت»، وعدّل القاعدة إن لزم. اضغط «معاينة التغييرات» فتظهر «مراجعة التغييرات»: كم نسخة «ستُنقل» و«ستُلغى» و«محفوظة» و«دون تغيير»، وحتى 8 أمثلة فيها «الحالي» و«الجديد» وقرار كل نسخة؛ وفي المواعيد يظهر معها فحص التداخل مع التزاماتك. ثم «تطبيق الجدول الجديد»: «حُفظ الجدول الجديد وحُدّثت التذكيرات.» مثال: تنقل سارة التحضير من 16:00 إلى 15:00 ابتداءً من 22 أكتوبر: 5 نسخ «ستُنقل»، ونسخة 12 نوفمبر التي نقلتها بيدها إلى الأربعاء «محفوظة» مع السبب «نسخة معدّلة يدويًا؛ تبقى كما هي.»
ستجد على الشاشةتعديل مواعيد التكراربداية الجدول الجديدالوقتمعاينة التغييراتمراجعة التغييراتستُنقلستُلغىمحفوظةدون تغييرتطبيق الجدول الجديدنصيحةالنسخ تنتقل ولا تُستبدل: «تبقى التعليقات والروابط وساعات العمل محفوظة»، وتتحدّث تذكيراتها وحدها.
انتبهإن كان الجدول الجديد سيلغي نسخاً (جدول أقصر أو أيام أقل) فلا يُطبَّق حتى تؤشّر على «أوافق على إلغاء 2 من النسخ الموضّحة في هذه المعاينة.» راجع الأمثلة قبلها: النسخة الملغاة تبقى في السجل ولا تعود وحدها.
- الخطوة 5 من 5
إيقاف السلسلة أو إنهاؤها، ومن يعدّلها
للإيقاف المؤقت اضغط «إيقاف إنشاء نسخ جديدة» في بطاقة السلسلة: تصير الحالة «متوقف مؤقتًا»، و«تبقى المهام والمواعيد المحفوظة وتذكيراتها كما هي». وحين تعود اضغط «استئناف الإنشاء»؛ ما فات موعده أثناء الإيقاف لا يُنشأ، وتقرأ «لم تُنشأ النسخ الفائتة قبل …». لإنهاء السلسلة لا زرّ حذف: افتح «تعديل مواعيد التكرار» واجعل «نهاية التكرار» «حتى تاريخ محدد» أو «بعد عدد من النسخ»، فتُلغى النسخ التي بعد النهاية بعد موافقتك. وحين تُنشأ آخر نسخة تصير الحالة «اكتمل إنشاء النسخ». ولإلغاء نسخة واحدة ألغِها وحدها: للموعد «إلغاء الموعد»، وللمهمة الحالة «ملغاة». من يعدّل السلسلة؟ من أعدّها؛ وفي السلسلة «مشتركة» أيضاً من يملك «إدارة تكرارات الآخرين» ويستطيع إدارة نسختها الأولى. غيرهم يرى البطاقة دون أزرار، وينجز نسخه كالعادة.
ستجد على الشاشةإيقاف إنشاء نسخ جديدةمتوقف مؤقتًااستئناف الإنشاءنهاية التكراراكتمل إنشاء النسخإلغاء الموعدملغاةإدارة تكرارات الآخريننصيحةفي عطلة الطلاب أوقف «الرد على أسئلة الطلاب» بدل إلغاء نسخها واحدة واحدة، ثم استأنف مع العودة: تبدأ النسخ من جديد من يوم الاستئناف.
انتبه«يحتاج مراجعة» يعني أن إنشاء النسخ توقف، غالباً لأن المسؤول فقد صلاحيته أو وصوله إلى الخطة. صحّح الصلاحيات ثم «استئناف الإنشاء». وكريم، المسؤول عن المهمة دون أن يكون من أعدّ تكرارها، ينجز نسخه لكنه لا يعدّل السلسلة.
بعد أن تضبط التكرار
- راجع التقويمالنسخ التي لها تاريخ تظهر في «التقويم» بمواعيدها، فترى أسبوعك كاملاً.
- اضبط التذكير«التذكير الافتراضي» في «إعدادات التنظيم» يسبق كل نسخة لها موعد.
- اربطها بخطةمهمة متكرّرة «مشتركة» داخل «خطط العمل» تظهر لفريق الخطة.
- تابع الإنجاز«التقارير» تعرض ما أُنجز وما تأخّر من النسخ.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن يتكرّر موعد في التقويم؟
نعم. فعّل «تكرار هذا الموعد» عند إنشائه، أو افتح موعداً محفوظاً واختر تبويب «التكرار». المواعيد تتكرّر حسب التقويم فقط؛ «بعد إنجاز المهمة» للمهام.
لماذا لا أستطيع إعداد التكرار لمهمتي؟
التكرار يحتاج تاريخاً: احفظ المهمة بـ«يوم العمل عليها» أو «الموعد النهائي». ويجب أن تكون نشطة (لا مكتملة ولا ملغاة ولا مؤرشفة)، وأن تديرها وهي مسندة إليك، أو أن تملك «إسناد المهام وإدارة أعضاء الخطط». واحفظ أي تعديل مفتوح قبلها.
إن عدّلت نسخة، هل تتغير البقية؟
لا. «تعديل التفاصيل هنا يخص هذه النسخة فقط.» لتغيير الكثير استعمل «تعديل محتوى النسخ» أو «تعديل مواعيد التكرار».
كيف أحذف سلسلة تكرار؟
لا حذف. أوقفها بـ«إيقاف إنشاء نسخ جديدة»، أو أنهِها بتاريخ نهاية في «تعديل مواعيد التكرار» فتُلغى النسخ التي بعده. النسخ الماضية والمنجزة تبقى.
ما الذي يُنسخ إلى كل نسخة؟
العنوان والتفاصيل والمسؤول والأهمية والخطة والتذكير والمدة المتوقعة، وللمهمة خطواتها (غير مؤشّر عليها) ومتطلباتها. لا تُنسخ التعليقات ولا الوقت المسجّل ولا حالة الإنجاز: كل نسخة تبدأ «لم تبدأ».
هل يصلني تذكير قبل كل نسخة؟
نعم إن كان للنسخة ما يُذكَّر به: موعد بساعته، أو مهمة لها «الموعد النهائي». يصل للمسؤول عن المهمة أو صاحب الموعد في مركز الإشعارات، حسب «التذكير» في النسخة وإعداداته.
هل تُضاف مواعيدي المتكرّرة إلى Google Calendar؟
لا. لا مزامنة اليوم مع Google أو Apple ولا ملف ICS؛ النسخ تعيش في «التقويم» داخل المنصة. ولا دعوات ولا حضور على المواعيد.
زميل أعدّ تكراراً مشتركاً وغاب، من يعدّله؟
من يملك «إدارة تكرارات الآخرين» ويستطيع إدارة النسخة الأولى، ومالك المؤسسة دائماً. أما السلسلة «خاصة» فلا يعدّلها إلا من أعدّها.
ماذا يعني «اكتمل إنشاء النسخ»؟
أن السلسلة بلغت نهايتها (العدد أو التاريخ) وأُنشئت كل نسخها. تبقى النسخ في قوائمك وتقويمك وتُنجزها كالعادة.