الفريق والأحمال والتقارير: ماذا يعني كل رقم
صفحتان في «التنظيم» لمن يدير فريقاً: «الفريق والأحمال» تنظر إلى الأمام — من يحمل كم مهمة الآن، ومن مشغول كم ساعة في الأيام القادمة. و«التقارير» تنظر إلى الخلف — ماذا أُنجز في الفترة، وكم منه في موعده، وأين تراكم التأخر. كل رقم فيهما محسوب من سجلات فعلية بتعريف ثابت، وهذا الدرس يعطيك التعريف حرفاً بحرف حتى لا تقرأ رقماً على غير معناه. المثال: «أكاديمية النجاح» التي يديرها أمين بلقاسم مع سارة مخلوفي (مدرّبة مونتاج)، وكريم حدّاد (مساعد للطلاب والوصولات)، ونور الهدى (مدرّبة تصوير)، وهم يحضّرون إطلاق دورة «تلوين الفيديو». والمنطق نفسه لمدرّب تسويق يوزّع حملة على فريقه، أو أستاذ ينسّق مراجعة الامتحان مع زملائه.
- نحو 6 دقائق للقراءة
- 4 خطوات
من يستطيع: «الفريق والأحمال» تحتاج صلاحية «الاطلاع على الفريق والأحمال»، و«التقارير» تحتاج «عرض تقارير التنظيم»، مع «المهام» في الحالتين. للمالك و«مدير» افتراضياً؛ «أستاذ» و«مساعد» لا يريانهما إلا إن أضفتها لدورهما.
ستتعلّم في 4 خطوات
- 1صفحة «الفريق والأحمال»: صفّ لكل عضو في الطاقم، لفترة تبدأ اليوم (7 أو 14 أو 30 يوماً، أو حتى 45).
- 2الأعمدة: مهام مفتوحة، متأخرة، وقت الالتزامات المحدد، فترات العمل المخططة، والقدرة الأسبوعية والإتاحة.
- 3صفحة «التقارير»: أربعة أرقام ومخطط يومي وعمر التأخر والتقدير مقابل المسجّل، لفترة تنتهي اليوم (30 يوماً افتراضياً).
- 4تعريف كل رقم: ما يدخل فيه وما لا يدخل، مع مثال محسوب لشهر كامل.
قبل أن تبدأ
- الصلاحية المناسبة: «الاطلاع على الفريق والأحمال» أو «عرض تقارير التنظيم» (راجع درس «الأدوار والصلاحيات»).
- مهام بمسؤول وموعد نهائي: بلا موعد نهائي لا تدخل المهمة في التأخر ولا في نسبة الإنجاز في الموعد.
- مهام «مشتركة» لما تريد قياسه: المهمة «خاصة» لا يراها غير صاحبها والمسؤول عنها، ولا تُحسب عند غيرهما.
- اختياري: «المدة المتوقعة» على المهام، والوقت المسجّل يدوياً، و«ساعات العمل الأسبوعية» في إعدادات كل عضو.
- الخطوة 1 من 4
صفحة «الفريق والأحمال»: صورة الأيام القادمة
من «التنظيم» في العمود ← «الفريق والأحمال» في اللوحة بجانبه (على الهاتف من «القائمة»). تحت العنوان: «المواعيد والعمل المتاح لك الاطلاع عليه، دون كشف التفاصيل الخاصة.» شريط «الفترة» يختار الأيام القادمة بدءاً من اليوم: «7 أيام» (الافتراضي)، «14 يومًا»، «30 يومًا»، أو «تحديد التواريخ» بـ«البداية» و«النهاية» حتى 45 يوماً. بجانبه «الفترة المعروضة» بتاريخيها ومنطقتك الزمنية (مثل «توقيت الجزائر»)، وزرّ «تحديث». ثم قسم الأعضاء بعددهم («4 أعضاء»): صفّ لكل عضو نشط في الطاقم، 50 في الصفحة. ومن يملك صلاحية الحجوزات يرى رابط «إدارة الإتاحة والحجوزات». مثال: يفتح أمين الصفحة صباح الأحد 5 أكتوبر، فيرى «5 أكتوبر — 11 أكتوبر» وصفوف سارة وكريم ونور الهدى وصفّه هو.
ستجد على الشاشةالفريق والأحمالالقائمةالفترة7 أيام14 يومًا30 يومًاتحديد التواريخالبدايةالنهايةالفترة المعروضةتحديثإدارة الإتاحة والحجوزاتنصيحةافتحها صباح كل أحد بـ«7 أيام» قبل توزيع مهام الأسبوع: من لديه 12 ساعة التزامات و9 مهام مفتوحة ليس الشخص المناسب لمهمة جديدة عاجلة.
انتبهتجاوز 45 يوماً يعطي «اختر فترة لا تتجاوز 45 يومًا.»، ونهاية قبل البداية تعطي «يجب أن تكون النهاية بعد البداية.». والصفحة لا تعرض تقويم أحد: لترى مواعيد عضو المشتركة استعمل «المسؤول» في تصفية «التقويم».
- الخطوة 2 من 4
أعمدة الحمل: ماذا يعني كل رقم في صفّ العضو
تحت اسم العضو «القدرة الأسبوعية المعلنة»، من «ساعات العمل الأسبوعية (اختياري)» في إعداداته؛ لا تظهر إن تركها فارغة. ثم: «مهام مفتوحة» — المهام المسندة إليه غير المكتملة وغير الملغاة وغير المؤرشفة، مما تملك أنت رؤيته، دون ارتباط بالفترة؛ الرقم رابط يفتح «المهام» مصفّاة باسمه. «متأخرة» — من تلك المهام ما تجاوز موعده النهائي الآن. «وقت الالتزامات المحدد» — مجموع ما يشغله داخل الفترة: مواعيده من نوع «موعد» (الخاصة منها بمدتها فقط، دون عنوانها)، وحجوزاته الفردية غير الملغاة، وحصصه المباشرة التي لها نهاية مخططة؛ الفترات المتداخلة تُحسب مرة واحدة، وتحتها «1 لايف دون مدة مخططة» لحصص لا تُقاس. «فترات العمل المخططة» — مواعيده من نوع «وقت للعمل» المشتركة (أو التي تملكها أنت). الخانة الفارغة تظهر «—». وزرّ «الإتاحة» يفتح «أوقات الحجز بتوقيت الجزائر»: قواعد إتاحته الأسبوعية للحجوزات، و«فترة عدم توفر ضمن النطاق». مثال سارة: 7 مفتوحة، 2 متأخرة، «12 ساعة» التزامات، «4 س و30 د» عمل مخطط، وقدرة «20 ساعة».
ستجد على الشاشةالقدرة الأسبوعية المعلنةمهام مفتوحةمتأخرةوقت الالتزامات المحددفترات العمل المخططةالإتاحةأوقات الحجز بتوقيت الجزائرلا توجد قواعد إتاحة محفوظة.نصيحةقارن «وقت الالتزامات المحدد» بالقدرة المعلنة: 12 ساعة من 20 تترك لسارة ثماني ساعات لتحضير دروس «تلوين الفيديو» هذا الأسبوع، قبل أن تسند إليها المونتاج كله.
انتبهالمهمة «خاصة» لا تُحسب إلا لمن يراها: صاحبها والمسؤول عنها، حتى المالك لا يراها. إن أنشأت سارة مهامها لنفسها «خاصة» فلن تظهر في عدّك؛ اطلب أن تكون مهام العمل المشترك «مشتركة».
- الخطوة 3 من 4
صفحة «التقارير»: ماذا حدث في الفترة
من «التنظيم» ← «التقارير»: «مؤشرات محددة الفترة ومبنية على سجلات فعلية.» شريط «الفترة» هنا ينظر إلى الخلف وينتهي اليوم: «7 أيام»، «30 يومًا» (الافتراضي)، «90 يومًا»، أو «تحديد التواريخ» حتى 93 يوماً. ثم أربعة أرقام: «مهام مكتملة»، «الإنجاز في الموعد» بنسبة مئوية وشريط، «متأخرة الآن»، «الوقت المسجّل». تحتها مخطط «إكمال المهام يومًا بيوم» وزرّ «عرض الأرقام اليومية» الذي يفتح جدولاً: «تاريخ التقويم» و«مهام مكتملة» و«الوقت المسجّل» لكل يوم. ثم «عمر التأخر الحالي» بثلاث فئات، و«التقدير والوقت المسجّل»، وفي الأسفل «كيف تُحسب هذه الأرقام؟» بالتعريفات كما تحسبها المنصة. التقرير يجمع كل ما تراه من مهام الفريق معاً: لا تصفية بعضو أو بخطة.
ستجد على الشاشةالتقارير30 يومًا90 يومًامهام مكتملةالإنجاز في الموعدمتأخرة الآنالوقت المسجّلإكمال المهام يومًا بيومعرض الأرقام اليوميةتاريخ التقويمعمر التأخر الحاليالتقدير والوقت المسجّلكيف تُحسب هذه الأرقام؟نصيحةاقرأ الصفحتين معاً: «التقارير» تقول إن التأخر يتراكم، و«الفريق والأحمال» تقول عند من. ولرقم عضو بعينه افتح «المهام» بتصفية «المسؤول».
انتبهالأرقام لا تقيس جودة أحد، والمنصة تقولها صراحة: «الأرقام ليست تقييمًا لجودة المدرب.» والوقت المسجّل يدوي، لا يُستنتج من فتح التطبيق.
- الخطوة 4 من 4
تعريف كل رقم، ومثال محسوب
«مهام مكتملة»: المهام التي حالتها «مكتملة» الآن وتاريخ إكمالها داخل الفترة؛ المؤرشفة منها تُحسب، وإعادة فتح مهمة تُخرجها. «الإنجاز في الموعد»: من المهام غير الملغاة التي حلّ موعدها النهائي داخل الفترة وانقضى فعلاً، نسبة ما أُكمل في موعده أو قبله؛ الموعد بتاريخ فقط ينتهي آخر ذلك اليوم، والمهمة بلا موعد نهائي لا تدخل، ويُعتمد الموعد المحفوظ الآن؛ إن لم يحلّ أي موعد تظهر «—». «متأخرة الآن»: المفتوحة غير المؤرشفة التي تجاوزت موعدها الآن، بغضّ النظر عن الفترة؛ و«عمر التأخر الحالي» يوزّعها: «حتى يومين»، «من يومين إلى أسبوع»، «أكثر من أسبوع». «الوقت المسجّل»: مجموع ما سُجّل يدوياً في «الوقت المسجّل» داخل المهام بتاريخ تقويم داخل الفترة. «تقديرات المهام المخططة في الفترة»: مجموع «المدة المتوقعة» للمهام غير الملغاة وغير المؤرشفة التي يقع «يوم العمل عليها» في الفترة، و«مهام مخططة بلا تقدير» عدد ما بقي منها بلا تقدير. الأيام تُقسم حسب منطقتك الزمنية. مثال أمين لـ30 يوماً: 42 مكتملة؛ 25 مهمة حلّ موعدها، أُكمل 20 منها في الموعد، و3 متأخرة الإكمال، و2 ما زالتا مفتوحتين ← 80%؛ «متأخرة الآن» 3 (2 «حتى يومين»، و1 «أكثر من أسبوع»)؛ مسجّل «31 س و45 د» مقابل تقدير «40 ساعة»، و6 مهام بلا تقدير.
ستجد على الشاشةمهام مكتملةالإنجاز في الموعدمتأخرة الآنحتى يومينمن يومين إلى أسبوعأكثر من أسبوعالوقت المسجّلتقديرات المهام المخططة في الفترةمهام مخططة بلا تقديرنصيحةالنسبة تُحسب من الموعد المحفوظ الآن: إن أجّلت موعداً بعد أن فات، تعود المهمة «في موعدها» في تقارير الماضي. اتفقوا على ألّا يُؤجَّل موعد إلا قبل حلوله، فتبقى النسبة صادقة.
انتبهمهمة أُكملت قبل موعد لم يحن بعد تدخل «مهام مكتملة» لكنها لا تدخل النسبة إلا حين يحلّ موعدها. لذلك قد تبدو النسبة منخفضة في أول أيام الفترة على قلّة المهام.
بعد أن تقرأ الأرقام
- وزّع حسب الحملأسند المهام الجديدة لمن لديه وقت فعلاً في «الفريق والأحمال»، من «المسؤول» في المهمة.
- اطلب تسجيل الوقتالوقت المسجّل يدوي: سطر في «الوقت المسجّل» داخل كل مهمة يكفي ليصير الرقم ذا معنى.
- خطّط بـ«وقت للعمل»مواعيد من نوع «وقت للعمل» في «التقويم» تظهر في «فترات العمل المخططة» لكل عضو.
- راجع كل شهر«التقارير» بـ«30 يومًا» أول كل شهر: الإنجاز في الموعد وعمر التأخر.
أسئلة شائعة
لماذا لا يرى زملائي صفحة «التقارير» أو «الفريق والأحمال»؟
لأنهما تحتاجان «عرض تقارير التنظيم» و«الاطلاع على الفريق والأحمال». قالبا «أستاذ» و«مساعد» لا يحملانهما؛ أضفهما لدور من تريد من «الإعدادات» ← «الطاقم» ← «الأدوار».
هل أرى تقويم كل عضو من صفحة الفريق؟
لا. الصفحة تعرض أرقاماً لا مواعيد، وتفاصيل المواعيد الخاصة مخفية دائماً. لترى مواعيد عضو المشتركة افتح «التقويم» واختره في «المسؤول» داخل «تصفية».
هل يقيس «الوقت المسجّل» الوقت الذي قضاه العضو في المنصة؟
لا. هو ما سجّله الناس بأيديهم داخل المهام في «الوقت المسجّل». لا يوجد تتبّع تلقائي ولا مؤقّت.
هل أستطيع تصفية التقارير بعضو أو بخطة؟
لا. التقرير يجمع كل ما تراه من مهام. لعضو بعينه استعمل صفّه في «الفريق والأحمال» أو «المهام» مصفّاة بـ«المسؤول»، ولخطة افتح صفحة الخطة.
لماذا تظهر نسبة الإنجاز في الموعد «—»؟
لأنه لم يحلّ موعد نهائي لأي مهمة داخل الفترة بعد. وسّع الفترة، أو ضع مواعيد نهائية على المهام.
لماذا يبدو وقت الالتزامات أقل من مجموع المواعيد؟
لأن الفترات المتداخلة تُحسب مرة واحدة، والحصص المباشرة بلا نهاية مخططة لا تدخل (تظهر تحتها «لايف دون مدة مخططة»). وما يقع خارج الفترة المعروضة يُقصّ.
هل أستطيع تنزيل التقرير ملفاً؟
لا يوجد تصدير اليوم. «عرض الأرقام اليومية» يفتح جدولاً بالأرقام يوماً بيوم يمكنك قراءته أو نسخه.
هل تُحسب المهام المؤرشفة؟
في «مهام مكتملة» ونسبة الإنجاز في الموعد نعم، لأنها عمل أُنجز فعلاً. وفي «متأخرة الآن» و«مهام مفتوحة» والتقديرات لا.