الفريق والتنبيهات: من يرى ماذا، ومن يتابع، ومتى يرنّ هاتفك
حين يعمل معك أكثر من شخص على المكتب تُطرح أسئلة ثلاثة: من يرى ماذا؟ من يتابع هذا الشخص؟ وكيف أعرف أنّ طلباً وصل وأنا بعيد عن الشاشة؟ هذا الدرس يجيب عنها كلّها: ما تفتحه كل صلاحية، وكيف يُحسب «من يتابع» دون قفل ولا إسناد، وتنبيهات الهاتف بحدودها وساعات هدوئها وأصحابها. مثالنا ياسمين، مدرّبة تسويق، ومساعدها كريم.
- نحو 10 دقائق، مرّة واحدة
- 5 خطوات
من يستطيع: ضبط الأدوار والصلاحيات لمن يدير الفريق. التنبيهات يضبطها كل شخص لنفسه: من يملك أيّاً من «تحرير الواجهات» أو «نشر الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار» أو «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات».
دع نقطة تشرح لكستتعلّم في 5 خطوات
- 1الصلاحية تحدّد النوع: «تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار» للمهتمّين، و«الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات» للطلبات.
- 2من يلمس الصفّ أوّلاً (محاولة أو تغيير حالة) يصير «يتابعه …»، ولا شيء يُسند ولا يُقفل.
- 3«التنبيهات»: مفتاحان شخصيان، «أوّل طلب من كل واجهة» و«مهتمّون جدد»، بحدود تمنع الإزعاج.
- 4لا يرنّ هاتفك حتى تفعّل «حسابي» ← «تطبيق الهاتف» ← «تفعيل على هذا الجهاز» على كل جهاز.
قبل أن تبدأ
- أن يكون أعضاء فريقك مدعوّين بدور فيه الصلاحية التي يحتاجونها.
- هاتف كل شخص ومتصفّحه؛ وعلى iPhone أضف لوحة التحكّم إلى الشاشة الرئيسية أوّلاً.
- اتفاق بسيط بينكم على من يتّصل بمن، فالمكتب لا يُسند.
- الخطوة 1 من 5
ما الذي تفتحه كل صلاحية
كلّ عضو في فريقك يرى في المكتب ما تسمح به صلاحياته: المهتمّين، أو الطلبات، أو كليهما.
- من يدخل؟من يملك «تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار» أو «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات».
- من يرى ماذا؟المهتمّون لصلاحيات الواجهات والعروض، والدفع عند الاستلام والوصولات لصلاحيات الطلبات والدفعات.
- ما يغيّره الجميعالرسائل الجاهزة وساعات الاتّصال للمؤسّسة كلّها، ويغيّرها كلّ من يفتح المكتب. امنح الوصول بحساب.
كلّ التفاصيل
صفحة المكتب تفتح لمن يملك أيّاً من «تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار» أو «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات»، ومن لا يملك أيّاً منها لا يدخل. وما يراه كل شخص يتبع النوع: المهتمّون لمن يملك «تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار»، والدفع عند الاستلام والوصولات لمن يملك «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات». فمن لا يملك إلا صلاحيات المهتمّين لا يرى طلبات، ولا يظهر له شريط أنواع فيه غير ما يملك. وفي الداخل: تسجيل المحاولات وتغيير الحالة والملاحظة المثبّتة بصلاحية نوع الصفّ. ومن يحدّد قرار الرقم «الدفع المسبق فقط» ويغيّر ولايات الدفع المسبق يملك «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات» أو «إدارة العروض والأسعار» (من يملك «تحرير الواجهات» وحده يرى العلامات فقط). «رسائلك الجاهزة» و«ساعات الاتّصال» يغيّرهما كل من يفتح المكتب. ورابط الدخول وإعادة ضبط الأجهزة لـ«الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات». وحالة التوصيل التي يكتبها «أكّد الطلب» لا تُكتب إلا لمن يملك «الطلبيات والشحن». وبطاقة «مدفوع ← دخل» لمن يملك «عرض المدفوعات» أو «التحليلات». والمالك يملك كل ذلك.
ستجد على الشاشةتحرير الواجهاتإدارة العروض والأسعارالطلبيات والشحنتأكيد الدفعاتالمهتمّونالدفع عند الاستلامالوصولاتانتبهالرسائل الجاهزة وساعات الاتّصال للمؤسسة كلّها: من يفتح المكتب يستطيع تغييرهما، فامنح الوصول بحساب.
- الخطوة 2 من 5
من يتابع الشخص؟ لا إسناد ولا قفل
أوّل من يلمس الصفّ يصير متابعه، والصفّ لا يُقفل، والمكتب يحميكم من الاتّصال المزدوج.
- «يتابعه …»أوّل من يسجّل محاولة أو يغيّر الحالة، ولا يتغيّر باتّصال غيره لاحقاً.
- لا اتّصال مزدوجكلّ محاولة باسم من اتّصل، والصفّ الذي استُعملت نافذته يغادر «الآن» عند الجميع، والمكتب يتجدّد كلّ 90 ثانية.
- تريدون توزيعاً؟اتّفقوا عليه: واجهة لكلّ واحد من «كل الواجهات»، أو نوع لكلّ واحد من شريط الأنواع.
نصيحةاكتب في «ملاحظة مثبّتة» ما يلزم زميلك: «طلب أن نتّصل بعد صلاة المغرب».
كلّ التفاصيل
المكتب لا يوزّع الأشخاص على أحد. أوّل من يلمس الصفّ (يسجّل محاولة أو يغيّر حالته) يصير «يتابعه …» باسمه في الصفّ واللوحة، ولا يتغيّر باتّصال غيره لاحقاً. ولا يُقفل الصفّ: كل من يملك الصلاحية يستطيع أن يتّصل ويسجّل. وما يحميك من الاتّصال المزدوج ثلاثة أمور: كل محاولة تُسجَّل باسم من اتّصل وبوقتها وملاحظتها في «المحاولات»؛ والصفّ الذي استُعملت نافذته يغادر «الآن» عند الجميع؛ والمكتب يتجدّد كل 90 ثانية وحين تعود إليه. فإن أردتم توزيعاً فاتّفقوا عليه: واجهة لكل واحد باستعمال قائمة «كل الواجهات»، أو نوع لكل واحد باستعمال شريط الأنواع. والإشعار يفتح الشخص نفسه، فمن استلمه يعرف من يقصد.
ستجد على الشاشةكل الواجهاتالمحاولاتالآن - الخطوة 3 من 5
«التنبيهات»: مفتاحان لك وحدك
مفتاحان لك وحدك يقولان لهاتفك متى يرنّ: أوّل طلب من كلّ واجهة، والمهتمّون الجدد.
- أوّل طلبمرّة واحدة لكلّ واجهة، ومعه مصدر الطلب وما تفعله: اتّصل لتأكيده، أو انتظر الوصل لمراجعته.
- مهتمّون جددإشعار واحد على الأكثر كلّ 30 دقيقة لكلّ واجهة، وحتى 20 إشعاراً في اليوم لكلّ شخص.
- من يستلمهما؟أوّل طلب: المالك ومن يملك «تحرير الواجهات» أو «نشر الواجهات». المهتمّون: المالك و«تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار».
نصيحةإن كنتما اثنين فأوقف «مهتمّون جدد» عند من لا يتّصل بالمهتمّين، ولا يفوته «أوّل طلب».
كلّ التفاصيل
زرّ «التنبيهات» في أعلى المكتب (عليه نقطة برتقالية إن لم يكن لك جهاز مفعّل) يفتح «تنبيهات الهاتف» بمفتاحين، يعملان فور تغييرهما («حُفظت التنبيهات») ولك وحدك في هذه المؤسسة، وكلاهما مفعّل افتراضياً. «أوّل طلب من كل واجهة»: مرّة واحدة لكل واجهة، ومعه مصدر الطلب («أوّل طلب من واجهتك، جاء من إعلان فيسبوك»)، وتحته اسم الواجهة وسطر «اتّصل لتأكيده قبل الشحن» لطلب بالدفع عند الاستلام أو «سيصلك الوصل لمراجعته» لوصل. يستلمه المالك ومن يملك «تحرير الواجهات» أو «نشر الواجهات»؛ والنقر عليه يفتح الطلب في المكتب إن كنت تملك «الطلبيات والشحن» أو «تأكيد الدفعات»، وإلا صفحة الواجهة. «مهتمّون جدد»: إشعار واحد على الأكثر كل 30 دقيقة لكل واجهة، بعدد من وصل («3 مهتمّين جدد من واجهتك»، وإن وصل واحد فقط فباسمه)، وبحدّ 20 إشعاراً هاتفياً في اليوم لكل شخص. يستلمه المالك ومن يملك «تحرير الواجهات» أو «إدارة العروض والأسعار»؛ ومن يملك صلاحيات الطلبات وحدها لا يصله، ولو ظهر له المفتاح. وفي «الإشعارات» داخل «الصندوق» صفّ واحد لكل واجهة يزداد عدده ما دام لم يُقرأ.
ستجد على الشاشةالتنبيهاتتنبيهات الهاتفأوّل طلب من كل واجهةمهتمّون جددحُفظت التنبيهات - الخطوة 4 من 5
فعّل الهاتف من «حسابي»
تفعّل الإشعارات على كلّ جهاز تريده من «حسابي»، فبلا جهاز مفعّل لا يرنّ شيء.
- على كلّ جهاز«تفعيل على هذا الجهاز» ووافق حين يسألك المتصفّح، ثمّ «إرسال إشعار تجريبي» لتتأكّد.
- أيّ مؤسّسة؟يتبع كلّ جهاز مؤسّسة واحدة: آخر مؤسّسة فعّلته منها.
- على iPhone«إضافة إلى الشاشة الرئيسية» أوّلاً (iOS 16.4 أو أحدث)، ثمّ فعّل من الأيقونة لا من صفحة في Safari.
نصيحةفعّل هاتفك وحاسوبك معاً، فمن يعمل من مكتب ينسى الهاتف.
كلّ التفاصيل
المفتاحان وحدهما لا يرنّ بهما شيء: يلزم جهاز مفعّل. في «تنبيهات الهاتف» سطر يقول «لا جهاز مفعّل لهذا الحساب بعد.» أو عدد الأجهزة، وزرّ «فعّل إشعارات الهاتف» (ومع وجود أجهزة «إدارة الأجهزة») يفتح لك صفحة «تطبيق الهاتف» مباشرة (وهي في «حسابي» أيضاً). في بطاقة «هذا الجهاز»، على كل جهاز تريده اضغط «تفعيل على هذا الجهاز» ووافق حين يسألك المتصفّح، ثم «إرسال إشعار تجريبي» لتتأكّد. يتبع كل جهاز مؤسسة واحدة: آخر مؤسسة فعّلته منها. على iPhone تصل الإشعارات إلى التطبيق المثبّت فقط: اضغط «ثبّت التطبيق» واتبع الخطوات (المشاركة ثم «إضافة إلى الشاشة الرئيسية»، iOS 16.4 أو أحدث)، وافتح دراسة+ من أيقونته وفعّل من هناك. وإن كان المتصفّح حاجب الإشعارات (الحالة «محظورة») فاسمح بها من إعداداته ثم حدّث الصفحة.
ستجد على الشاشةفعّل إشعارات الهاتفإدارة الأجهزةحسابيتطبيق الهاتفهذا الجهازتفعيل على هذا الجهازإرسال إشعار تجريبيثبّت التطبيقمحظورة - الخطوة 5 من 5
ساعات الهدوء و«الإشعارات»
في ساعات الهدوء لا يرنّ هاتفك، ويصل ما فاتك بعدها، ويبقى كلّ شيء في «الإشعارات».
- أين تضبطها؟«ساعات الهدوء» في «التنظيم»، مثلاً لا إشعار بين 22:00 و06:30.
- وما فاتك؟يُؤجَّل إلى نهاية الهدوء، إلا إن قرأته في «الإشعارات» قبلها أو مضى عليه أكثر من 12 ساعة.
- لم يصلك إشعار؟تحقّق أوّلاً من نقطة «التنبيهات» ومن «حسابي»: بلا جهاز مفعّل لا يرنّ شيء.
كلّ التفاصيل
إن ضبطت «ساعات الهدوء» في «التنظيم» فإنّ «تنبيهات الهاتف» تقول لك: «ساعات الهدوء: لا إشعار بين 22:00 و06:30، ويصل ما فاتك بعدها.» (وإلا: «تُحترم ساعات الهدوء التي تضبطها في «التنظيم».»). الإشعار الذي يقع في الهدوء يُؤجَّل إلى نهايته ولا يضيع، إلا إن قرأته في «الإشعارات» قبل ذلك فلا يُرسل، أو مضى عليه أكثر من 12 ساعة. وكل شيء يبقى في صندوق الإشعارات («الإشعارات» داخل «الصندوق» أسفل العمود) حتى لو أطفأت الهاتف: «يبقى كل شيء في صندوق الإشعارات حتى لو أطفأت الهاتف.» ويصل الإشعار بلغة جهازك.
ستجد على الشاشةساعات الهدوءالتنظيمانتبهإن لم يصلك إشعار، تحقّق أوّلاً من نقطة «التنبيهات» ومن «حسابي»: بلا جهاز مفعّل لا يرنّ شيء.
بعد الضبط
أسئلة شائعة
ماذا تفتح كل صلاحية في المكتب؟
«تحرير الواجهات» و«إدارة العروض والأسعار» تفتحان المهتمّين. «الطلبيات والشحن» و«تأكيد الدفعات» تفتحان الدفع عند الاستلام والوصولات. المالك يرى كل شيء.
هل أستطيع إسناد شخص لزميل؟
لا. المكتب لا يُسند ولا يقفل. أوّل من يلمس الصفّ يصير «يتابعه …»، والاتفاق على التوزيع بينكم.
لماذا لا يرنّ هاتفي ومفتاح «مهتمّون جدد» مفعّل؟
لأنّك لم تفعّل جهازاً من «حسابي»، أو لأنّك لا تملك «تحرير الواجهات» ولا «إدارة العروض والأسعار» فلا يصلك هذا النوع، أو لأنّك في ساعات الهدوء.
هل يصلني إشعار لكل مهتمّ جديد؟
لا. إشعار واحد على الأكثر كل 30 دقيقة لكل واجهة بعدد من وصل، وبحدّ 20 إشعاراً في اليوم، وكل مهتمّ يظهر في «الإشعارات» مجتمعاً.
كم مرّة يصلني «أوّل طلب»؟
مرّة واحدة لكل واجهة، عند أوّل طلب يصلها.
ماذا يحدث لإشعار وصل وأنا نائم؟
إن ضبطت ساعات هدوء أُجِّل إلى نهايتها. وإن قرأته في «الإشعارات» قبل ذلك أو مضت عليه 12 ساعة لم يُرسل.
من يفتح الرسائل الجاهزة؟
كل من يفتح المكتب، وما تحفظه يصل به الجميع.